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Warum gerade AVD?

Homeoffice, Zeiterfassung unterwegs, mobiles Arbeiten, sensible Daten auf privaten Geräten – viele Unternehmen suchen nach einer Lösung, wie sie moderne Arbeitsplätze bereitstellen können, ohne sich sicherheitstechnisch zu verrennen und ein Vermögen auszugeben. Azure Virtual Desktop (AVD) ist ein möglicher Weg – aber lohnt sich das wirklich? Was sind Vor- und Nachteile oder Chancen und Risiken? Das erfahren Sie in diesem Artikel.

1 | Was ist Azure Virtual Desktop – einmal bildlich, einmal technisch

Fangen wir mit einem Bild an: Stellen Sie sich einen Wolkenkratzer vor, in dem jeder Stock identische, voll eingerichtete Büros bereithält. Sie buchen nur die Zimmer, die Sie und Ihr Team auch wirklich benötigen. Strom, Reinigung, IT‑Support – alles inklusive. Wenn ein Team auszieht, stellt der Concierge den Raum in den Ursprungs­zustand zurück – bereit für den nächsten Gast. Genau so verhält sich AVD mit virtuellen Desktops.

Azure Virtual Desktop stellt Arbeitsplätze in der Cloud bereit. Die eigentlichen Computer – also die Rechenleistung und Programme – laufen dabei nicht mehr auf dem eigenen Laptop, sondern in Microsofts Rechenzentren. Mitarbeitende verbinden sich über eine gesicherte Verbindung mit ihrem virtuellen Desktop, der dort jederzeit abrufbar ist. Persönliche Einstellungen und Dateien werden automatisch gespeichert, sodass man beim nächsten Login genau dort weitermacht, wo man aufgehört hat. Der eigene Laptop oder das Tablet dient dabei nur noch als Fernbedienung – Wartung, Sicherheit und Updates übernimmt die Cloud.

Die wichtigsten Komponenten von Azure und was sie tun, haben wir hier einmal aufgeführt:

Komponente	Aufgabe	Für wen relevant?
Host Pool	Gruppe identischer Windows‑VMs	IT‑Architekt:innen (Sizing)
Session Hosts	Ausführungsort für Programme	Admins (Patching)
FSLogix	Profile & Einstellungen	Helpdesk
Azure AD / Entra ID	Authentifizierung & MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung)	Security‑Team
Gateway & Broker	Vermitteln Verbindungen	Microsoft (PaaS)

2 | Was sind die Vorteile von AVD

Azure Virtual Desktop bietet eine Vielzahl an Vorteilen, die in der Praxis spürbar Zeit, Geld und Nerven sparen können. Dabei reichen die Nutzenaspekte von besserer Mobilität über Kostentransparenz bis hin zu mehr Sicherheit und Resilienz.

In diesem Abschnitt beleuchten wir die vier zentralen Wirkungsfelder von AVD anhand unserer realen Projekterfahrungen als IT Dienstleister – jeweils mit technischer Einordnung und konkreten Effekten für den Unternehmensalltag:

• Flexibilität & Mobilität: Wie Mitarbeitende von überall produktiv bleiben – ohne Performanceeinbußen.
  Kostenkontrolle & Nachhaltigkeit: Wo sich durch die Cloud-Strategie konkret sparen lässt.
• Sicherheit & Compliance: Welche Maßnahmen AVD zum Schutz sensibler Daten mitbringt.
• IT-Effizienz & Ausfallsicherheit: Wie sich Betriebsaufwand reduzieren und Resilienz steigern lässt.
  
  

Alle Beispiele stammen aus realen Kundenprojekten, wurden jedoch aus Datenschutzgründen anonymisiert.

2.1 Flexibilität & Mobilität

Mit Azure Virtual Desktop sind Mitarbeitende nicht mehr an Büroarbeitsplätze gebunden. Ob im Homeoffice, unterwegs im Zug oder im Hotel: der Zugriff auf den gewohnten Windows-Arbeitsplatz funktioniert zuverlässig und sicher. Entscheidend ist: Die Rechenleistung kommt aus der Cloud, nicht vom Endgerät.

Es gilt also das sogenannte Any-Device-Prinzip: Egal ob älterer Büro-PC, iPad, Chromebook oder Thin Client – über den HTML5-Client können auch anspruchsvolle Anwendungen wie ERP, DATEV oder CAD performant genutzt werden. Die Endgeräte dienen lediglich als Zugang – sämtliche Prozesse laufen im Azure-Rechenzentrum. 

Ein weiterer Vorteil: AVD ersetzt klassische VPN-Verbindungen durch moderne WebSocket-Technologie. In Kombination mit Multifaktor-Authentifizierung (MFA) und Gerätekontrolle (Intune) entfällt das fehleranfällige Tunnelmanagement. Das ist besonders vorteilhaft bei öffentlichem WLAN, etwa in Hotels oder Cafés.

Praxisbeispiel: „Baustoffe Müller“
Ein mittelständisches Handelsunternehmen mit 120 Außendienstmitarbeitenden führte AVD zur Entlastung der VPN-Infrastruktur ein.

• Vor AVD: Häufige Verbindungsabbrüche, lange Anmeldezeiten
• Mit AVD: Login-Zeiten unter 5 Sekunden – sogar im ICE

2.2 Kostenkontrolle & Nachhaltigkeit

Mit Azure Virtual Desktop lassen sich nicht nur Investitionen in eigene Hardware reduzieren – auch die laufenden Betriebskosten werden deutlich transparenter und besser steuerbar. AVD unterstützt dabei eine moderne IT-Finanzierungsstrategie, die klassische CAPEX-Strukturen durch flexible OPEX-Modelle ersetzt.

Vom Serverraum zur Cloud: Mit der Verlagerung der Desktop-Infrastruktur in die Azure-Cloud entfallen Ausgaben für Klimatisierung, unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) und Rackmiete. Auch Wartung, Hardwaretausch und Vorhaltekosten für Notfallkapazitäten gehören der Vergangenheit an.

Planbare Ausgaben statt hoher Einmalkosten: Statt seltener, aber teurer Investitionen in Hardware ermöglicht AVD ein nutzungsbasiertes Abrechnungsmodell. Das ist deal für Unternehmen mit dynamischen Nutzerzahlen oder saisonalen Lastspitzen.

Automatisches Abschalten spart bares Geld: Nicht genutzte Desktops lassen sich per Auto-Shutdown nach Feierabend deaktivieren. Laut Azure-Kalkulator ergibt sich daraus ein Einsparpotenzial von bis zu 70 % bei den Compute-Kosten.

Mehr Nachhaltigkeit durch Green IT:
Weniger physische Geräte bedeuten weniger Stromverbrauch, geringeren CO₂-Ausstoß und weniger Elektroschrott – Argumente, die nicht nur in CSR-Berichten gut ankommen, sondern auch bei Mitarbeitenden und Stakeholdern.

2.3 Sicherheit & Compliance

AVD basiert auf dem Zero-Trust-Prinzip: Jeder Zugriff wird geprüft, jede Sitzung ist geschützt. Besonders für regulierte Branchen ein Vorteil.

• Zugriffskontrolle: Nur registrierte, konforme Geräte erhalten Zugang – gesteuert durch Intune und Conditional Access.
• DSGVO-Konformität: Datenhaltung in deutschen Azure-Regionen („Germany West Central“ oder „North“) unterstützt Datenschutz-Audits.
• Mehrstufige Authentifizierung (MFA): Schutz wie beim Onlinebanking – ohne zusätzliche Hardware-Tokens.
• USB-Blockierung: Individuell steuerbar – schützt sensible Daten vor dem Kopieren auf private Geräte.

2.4 IT‑Effizienz & Ausfallsicherheit

Weniger Aufwand im Tagesgeschäft – mehr Zeit für strategische IT-Arbeit. AVD entlastet interne Teams deutlich.

• Zentrales Patching: Eine zentrale Vorlage aktualisieren – statt hunderte Endgeräte manuell zu pflegen.
• Disaster Recovery: Im Ernstfall (z. B. Stromausfall) arbeiten Mitarbeitende einfach über LTE-Hotspot weiter – der Desktop ist in der Cloud verfügbar.
• Performance-Optimierung: Tools wie AVD Shortpath und Azure Front Door sorgen für geringe Verzögerungen – auch bei grafikintensiven Anwendungen.
• Adaptive Grafikmodi: Automatische Anpassung der Darstellung an die verfügbare Bandbreite – für ruckelfreies Arbeiten selbst bei schwacher Verbindung.
• Skill-Shift in der IT: Weniger Hardwareverwaltung, mehr Fokus auf Automatisierung, Sicherheit und Governance.

3 | Was sind die häufigsten Probleme bei der AVD-Einführung?

AVD ist kein Plug‑&‑Play-Gerät, das man einfach anschließt und sofort nutzen kann. Wer ohne Planung, Pilotphase und Governance startet, wird schnell von Kosten, Frust oder Schatten-IT überrascht. Die größten Herausforderungen aus echten Projekten und wie man ihnen begegnet haben wir hier einmal aufgeschlüsselt.

3.1 Planung – Wenn Nutzerprofile falsch eingeschätzt werden

Ein häufiger Fehler liegt im sogenannten Benutzer-Sizing: Wird zu wenig Rechenleistung eingeplant, teilen sich zu viele Personen dieselben Ressourcen. Die Folge: langsame Desktops, unzufriedene Mitarbeitende und hohe Nachrüstkosten.

Lösung: Mit einer Testgruppe (Pilot) und Tools wie Lakeside SysTrack lässt sich der tatsächliche Bedarf vorab messen und richtig planen.

3.2 Netzwerk – Wenn der virtuelle Desktop ruckelt

Gerade bei grafikintensiven Anwendungen wie CAD, Video-Calls oder 3D-Tools merkt man es sofort: Zu hohe Latenzzeiten, also Verzögerungszeiten (über 100 ms), machen das Arbeiten zäh und frustrierend.

Lösung: Mit AVD Shortpath (UDP) und Azure Front Door lassen sich Verbindungen gezielt beschleunigen. Wichtig ist, die Azure-Region möglichst nah am Standort der Nutzer:innen zu wählen. 

In unserer Erfahrung zahlen sich die folgenden Einstellungen meist aus (natürlich abhängig vom Szenario):

• eine Azure-Region in 1.000 Umkreis wählen (etwa Germany West Central)
• AVD Shortpath (UDP) aktivieren
• bei großen Standorten: Azure Front Door oder ExpressRoute aktivieren
• den Grafikmodus auf AVD Adaptive stellen (statt 32-Bit Farbtiefe)

3.3 Kosten – Wenn ungenutzte Maschinen weiterlaufen

In der Cloud tickt die Uhr: Virtuelle Maschinen, die nicht gebraucht werden, erzeugen trotzdem Kosten – zum Teil mehrere Hundert Euro pro Monat. Wer nicht automatisiert abschaltet, zahlt für Leerlauf.

Lösung: Mit Azure Automation, geplanten „Auto-Stop“-Regeln und einem klaren Kostenbudget lassen sich solche „Zombie-Desktops“ vermeiden.

3.4 Akzeptanz – Wenn die IT die Cloud will, aber niemand mitzieht

Cloud-Skepsis ist ein Klassiker: Einzelne Abteilungen behalten lieber ihre lokalen Tools oder starten Schattenlösungen, weil AVD „kompliziert“ wirkt. Das sorgt für Mehraufwand und Sicherheitslücken.

Lösung: Frühzeitig Pilot-Nutzer:innen einbinden („Champions“), Schulungen anbieten und mit sichtbaren Erfolgserlebnissen starten – so entsteht Vertrauen und Akzeptanz.

3.5 Sicherheit – Wenn alle zu viel dürfen

Fehlt ein durchdachtes Rollenkonzept, entstehen übermäßige Rechte: Admin-Zugriffe, wo keiner nötig wäre, oder fehlende Protokollierung. Das macht die Umgebung schwer kontrollierbar und anfällig für Fehler.

Lösung: Mit Azure Policy und PIM (Privileged Identity Management) lassen sich Berechtigungen granular und zeitlich begrenzt steuern.

4 | Wie läuft die Einführung von Azure Virtual Desktop ab?

Wer AVD erfolgreich einführen möchte, sollte strukturiert vorgehen – und mit realistischen Erwartungen starten. Eine Cloud-Umgebung wie AVD lässt sich nicht „mal eben“ ausrollen, aber mit einem durchdachten Fahrplan klappt der Übergang reibungslos.

4.1 Kick-off & Workshop: Anforderungen klären

Im ersten Schritt geht es darum, alle Beteiligten an einen Tisch zu bringen. Welche Anforderungen gibt es im Unternehmen? Wer sind die Stakeholder? Was sind potenzielle Risiken?

Dauer: 1 Woche

Ergebnis: Ein gemeinsames Zielbild und ein erster Architekturentwurf.

4.2 Wirtschaftlichkeit prüfen: Lohnt sich AVD?

Bevor es technisch wird, lohnt sich eine Total-Cost-of-Ownership-Rechnung (TCO): Wie schneiden klassische VDI-Systeme im Vergleich zu AVD ab? Wo liegt der Break-even?

Dauer: 3 Tage

Ergebnis: Ein belastbarer Business Case – oder ein klares „Nein“.

4.3 Pilotphase: AVD im Praxistest

Bevor die gesamte Organisation migriert, starten viele Unternehmen mit 20–30 Testnutzenden. Ziel ist es, Akzeptanz, Funktionalität und Performance im Alltag zu prüfen.

Dauer: 4 Wochen

Ergebnis: Nutzungsdaten, Feedback – und eine fundierte Go/No-Go-Entscheidung.

4.4 Roll-out: Schrittweise live gehen

Nach erfolgreicher Pilotphase folgt der stufenweise Roll-out – z. B. 30 Nutzer:innen pro Woche. So lassen sich Probleme früh erkennen und beheben, bevor sie sich skalieren.

Dauer: 4-6 Wochen

Ergebnis: Produktiver Betrieb mit möglichst wenig Störungen.

4.5 Betrieb & Optimierung: Kosten, Patches, Sicherheit

Nach dem Roll-out geht es an die Feinjustierung: Patchmanagement, regelmäßige Kostenkontrolle und Monitoring sorgen dafür, dass AVD langfristig performant und sicher bleibt.

Dauer: Laufend

Ergebnis: Ein stabiler, effizienter und kostentransparenter AVD-Betrieb.

Dieser überschaubare Zeitplan zeigt: Vom ersten Kick-off bis zum produktiven Betrieb der ersten Teams vergehen oft nur 10 Wochen.

Voraussetzung ist ein klarer Fahrplan, ausreichend Ressourcen und die Bereitschaft, mit einer kleinen Pilotgruppe zu starten und schrittweise zu skalieren.

5 | AVD oder Windows 365 – was passt besser?

Nicht jede Organisation braucht die volle AVD-Flexibilität. Wer eine einfache Lösung für gleichbleibende Arbeitsplätze sucht, stößt schnell auf Windows 365 – Microsofts Cloud-PC-Modell. Beide Systeme haben ihre Stärken – abhängig vom Einsatzzweck, der Nutzerzahl und dem gewünschten Grad an Steuerung.

Merkmal	Azure Virtual Desktop (AVD)	Windows 365 (Cloud‑PC von Microsoft)
Betriebs­modell	Flexibel: Pooled/Personal, Auto‑Scaling, Pay‑as‑you‑Go	Fix: Feste VM pro User, monatliche Pauschale
Lizenz­bedarf	M365/Windows E3/E5 genügt	Cloud‑PC‑Lizenz pro Nutzer
Management	Volle Kontrolle über Images, Netzwerk, Richtlinien	Stark vereinfacht, wenige Einstellungsmöglichkeiten
Use‑Case	Komplexe Anforderungen, wechselnde Teams, Entwickler- & Grafik-Anwendungen, dichte Nutzer­zahlen	Einfaches Homeoffice, Konstant gleiche Nutzer:innen, einfacher Rollout

Kurz gesagt: AVD ist der Baukasten für IT-Architekt:innen, die maximale Kontrolle und Skalierung wollen.

Windows 365 ist das Fertighaus für alle, die es einfach und schnell möchten.

Wer sich unsicher ist, kann mit Windows 365 starten – und bei wachsender Komplexität später auf AVD umsteigen.

6 | Fazit: Wann lohnt sich Azure Virtual Desktop?

Azure Virtual Desktop ist keine Standardlösung – aber für viele Organisationen ein strategisch kluger Schritt: Wer auf hybride Arbeitsplätze setzt, hohe Sicherheitsanforderungen hat oder IT-Ressourcen effizient bündeln will, findet in AVD ein flexibles Werkzeug.

Besonders sinnvoll ist AVD, wenn:

• Mitarbeitende regelmäßig im Homeoffice oder unterwegs arbeiten
• IT-Abteilungen nicht jeden Laptop einzeln betreuen wollen
• Datenschutz, Zugriffskontrolle oder DSGVO eine zentrale Rolle spielen
• Skalierbarkeit und Kostentransparenz entscheidend sind

Weniger geeignet ist AVD für sehr kleine Teams ohne besondere Anforderungen – hier ist Windows 365 oft der einfachere Einstieg.

Kurz gesagt: AVD lohnt sich, wenn Flexibilität, Sicherheit und zentrale Steuerung gefragt sind – und man bereit ist, die Einführung strukturiert zu planen.

Sie sind sich unsicher, ob AVD zu Ihrem Unternehmen passt?

In einem unverbindlichen Quick Assessment werfen wir gemeinsam einen Blick auf Ihre Anforderungen, skizzieren einen möglichen Einstieg – und geben Ihnen drei Sofort-Tipps mit, wie Sie Ihre IT spürbar entlasten und entspannter in die Zukunft steuern.

Laut dem Digitalisierungsindex NRW 2024 gelten mehr als 43 % der Handwerksbetriebe als „eher nicht digitalisiert“. Der durchschnittliche Digitalisierungsgrad liegt bei nur 4,43 von 10 Punkten – ein alarmierender Wert.

Dabei bieten moderne IT- und Softwarelösungen enorme Potenziale für Handwerksbetriebe, um Arbeitsabläufe gezielt zu optimieren, die Effizienz zu steigern, den Betrieb zukunftssicher aufzustellen und wettbewerbsfähig zu bleiben. Wenn Sie heute und in Zukunft erfolgreich sein wollen, dürfen Sie die Digitalisierung von Handwerksbetrieben (Handwerk 4.0) nicht als irgendeinen Zukunftstrend oder Gerede abtun, sondern Sie müssen sich damit auseinandersetzen und auf den Zug aufspringen, bevor er abgefahren ist. Schönsee Loosen Datentechnik begleitet schon seit über 30 Jahren Unternehmen und Handwerksbetriebe bei Digitalisierungsprozessen – und wissen daher genau, worauf es in der Praxis ankommt. 

9 Vorteile, die IT-Dienstleister Handwerksbetrieben bieten

Wir bei Schönsee Loosen Datentechnik sind überzeugt: Ob Maurer, Maler oder Schreiner – eine zuverlässige IT ist heute das Fundament für einen reibungslosen Arbeitsalltag. Denn neben offensichtlichen Gefahren wie Cyberangriffen, Phishing oder Datenverlust gibt es viele weitere Gründe, warum ein professioneller IT-Dienstleister unverzichtbar ist:

1. Effizientere Arbeitsprozesse: Digitale Anwendungen ermöglichen eine reibungslose Projektabwicklung – von der Planung über die Ausführung bis zur Abrechnung – und sorgen für stabile, zuverlässige Abläufe.
2. Zeit sparen und Kosten senken: Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Arbeit, vermeiden doppelte Erfassungen und verhindern Fehler.
3. Bessere Koordination von Teams und Gewerken: Mit mobilen Lösungen bleiben alle Beteiligten – auch vor Ort auf der Baustelle – stets auf dem aktuellen Stand.
4. Optimierte Ressourcenverwaltung: Ob Material, Personal oder Maschinen – mit der richtigen Software behalten Sie den Überblick, sichern internes Wissen und schaffen die Basis für fundierte Entscheidungen.
5. Verbesserte Kundenkommunikation: Online-Terminvereinbarung, digitale Angebote oder Rechnungen sorgen für mehr Transparenz und Zufriedenheit beim Kunden.
6. Kundenerwartungen erfüllen: Digitale Services sind heute Standard – wer keine modernen Abläufe bietet, wirkt schnell unprofessionell.
7. Fachkräfte entlasten und binden: Digitale Lösungen reduzieren Stress im Alltag und machen den Betrieb attraktiver für junge Fachkräfte.
8. Sicherer Umgang mit sensiblen Daten: IT-Dienstleister helfen dabei, Sicherheitslücken zu schließen, regelmäßige Backups einzurichten und die Stabilität Ihrer Systeme langfristig zu sichern.
9. Mehr Qualität, weniger Stress: Durch digitale Dokumentation, klare Abläufe und zentrale Daten sparen sich Teams viel Abstimmung – und können sich auf das Wesentliche konzentrieren: saubere Arbeit.

Können Handwerksbetriebe ihre IT auch selbst managen?

Die Verwaltung, Koordinierung und die Wahl der richtigen Tools kann überfordern, obwohl digitale Lösungen mehr Effizienz, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit versprechen. Diese Hürden sorgen oft dafür, dass die Digitalisierung bei Handwerksbetrieben, halbherzig angegangen oder ganz aufgeschoben wird.

“Dafür hab ich kein Geld und keine Zeit”: Viele Betriebe möchten gerne digitalisieren – finden im hektischen Tagesgeschäft aber weder Zeit noch Personal, sich intensiv damit zu beschäftigen. Dazu kommen die oft nicht unerheblichen Kosten für neue Hardware, Software und Schulungen. Manche Betriebe befürchten zudem, dass die Einführung neuer Systeme den laufenden Betrieb stören oder sogar zu Ausfallzeiten führen könnte.

Technologiebereitschaft und traditionelle Arbeitsweisen: In vielen Betrieben ist der Übergang zur Digitalisierung eine große Umstellung. Gewohnte Abläufe werden hinterfragt, neue Tools wirken anfangs kompliziert – und nicht jeder im Team ist sofort offen für Veränderungen. Oft fehlt eine klare Digitalstrategie oder das Verständnis dafür, warum Digitalisierung überhaupt sinnvoll ist. Das bremst die Entwicklung – von innen heraus.

Fehlendes IT-Know-how: Ob bei der Auswahl der richtigen Software, der Einrichtung von Geräten oder der Wartung von Systemen – vielen Betrieben fehlt das nötige Wissen, um digitale Lösungen sicher und effizient zu nutzen. Besonders Mitarbeitende, die bislang kaum mit IT gearbeitet haben, fühlen sich schnell überfordert, wenn neue Tools ohne ausreichende Einführung eingeführt werden.

Integration bestehender Systeme: Wenn neue Softwarelösungen nicht miteinander kommunizieren, entstehen Insellösungen. Das macht Prozesse ineffizient, verursacht doppelte Arbeit und führt zu Frust im Arbeitsalltag.

Fehlender oder langsamer IT-Support: Wenn Systeme ausfallen oder Fehler auftreten, zählt jede Minute. Viele Handwerksbetriebe haben jedoch keinen verlässlichen IT-Support – oder erreichen ihn nur mit langen Wartezeiten.

Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter: Neue Systeme bringen nur dann Vorteile, wenn sie auch richtig genutzt werden. Das bedeutet: kontinuierliche Schulung und Begleitung – was im hektischen Alltag oft untergeht.

Rechtliche Unsicherheit: Datenschutz, DSGVO, sichere Datenübertragung, Richtlinien – viele Betriebe sind unsicher, was sie technisch und rechtlich beachten müssen. Fehlendes Wissen kann hier schnell zu teuren Fehlern führen.

Den passenden IT-Dienstleister finden: Der Markt ist groß – aber nicht jeder Anbieter versteht die spezifischen Anforderungen eines Handwerksbetriebs. Die Wahl des richtigen Partners ist entscheidend für den Erfolg der Digitalisierung.

Die Digitalisierung im Handwerk scheitert selten am Willen, sondern an Zeitmangel, fehlendem Fachwissen, überforderten Mitarbeitenden und unzuverlässigem Support. Genau hier setzt Schönsee Loosen Datentechnik an. Als IT-Dienstleister mit über 20 Jahren Erfahrung im Handwerksumfeld kennen wir die typischen Stolpersteine und bieten Lösungen, die im Alltag funktionieren. Ohne komplizierte Technik, ohne Ausfallzeiten, ohne IT Chaos. Wir helfen Ihnen dabei, Ihre IT sicher und zukunftsfähig aufzustellen – damit Sie sich auf das konzentrieren können, was zählt: Ihr Handwerk.

Welche IT-Services Handwerksbetriebe wirklich brauchen

Nicht jede IT-Lösung ist für jeden Betrieb sinnvoll – aber es gibt bestimmte Grundlagen, auf die kein modernes Handwerksunternehmen verzichten sollte. Die Anforderungen an die IT in Handwerksbetrieben werden oft unterschätzt. Wir haben in über 30 Jahren unzählige Unternehmen und Handwerksbetriebe bei ihrer digitalen Weiterentwicklung begleitet – vom kleinen Betrieb bis zum mittelständischen Unternehmen. Wir wissen, worauf es ankommt, wenn IT in der Werkstatt genauso funktionieren muss wie im Büro. Wir bei Schönsee Loosen Datentechnik liefern keine Insellösungen, sondern ganzheitliche Konzepte – egal ob beim Einstieg in die Digitalisierung, bei der Optimierung bestehender Prozesse oder beim Ausbau digitaler Strukturen.

Hier sind die wichtigsten IT-Leistungsbereiche im Überblick:

1. IT-Beratung & Strategie

Unverzichtbar:

IT-Strategieberatung: In der IT-Beratung für Handwerksbetriebe helfen wir unseren Kunden dabei, passende Technologien auszuwählen, Prioritäten zu setzen und Fehlinvestitionen zu vermeiden. Eine klare Strategie sorgt dafür, dass Digitalisierung nicht zum Flickenteppich wird, sondern nachhaltig funktioniert.

Geschäftsprozessoptimierung: In vielen Betrieben sind Abläufe historisch gewachsen – aber nicht mehr zeitgemäß. Durch Digitalisierung können wir unnötige Arbeitsschritte und doppelte Erfassungen eliminieren – und so Zeit und Ressourcen für Sie sparen.

IT-Sicherheitsberatung: Zeigt konkrete Schwachstellen auf, bevor sie zum Problem werden. Ob unsichere Passwörter, veraltete Software oder fehlende Backups – eine Sicherheitsanalyse hilft, Risiken realistisch einzuschätzen und gezielt abzusichern.

Technologieauswahl und Systemintegration: Wir unterstützen unsere Kunden bei der Auswahl geeigneter Hard- und Softwarelösungen und sorgen dafür, dass neue Systeme sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren – ohne Betriebsunterbrechung.

Produktschulungen & Mitarbeitereinweisung: Neue Systeme bringen nur dann Vorteile, wenn sie richtig genutzt werden. Ob vor Ort im Betrieb, als Webinar oder als kurze Einweisung – als erfahrener IT-Dienstleister für Handwerksbetriebe bieten Schulungen an, die Teams sicher im Umgang mit neuen Tools machen.

Optional – je nach Projektgröße:

IT-Architekturplanung: Wird dann relevant, wenn mehrere Standorte, komplexe Softwarelandschaften oder eine vollständige IT-Umstellung geplant sind.

IT-Projektmanagement: Sichert den Erfolg größerer Vorhaben, indem es klare Ziele, Zeitpläne und Verantwortlichkeiten definiert.

Managed IT-Services: Bündeln Strategie, Wartung und Weiterentwicklung in einem laufenden Service – ideal für Betriebe, die sich dauerhaft auf ihre IT verlassen wollen, ohne sich selbst darum kümmern zu müssen.

2. IT-Sicherheit & Datenschutz

Unverzichtbar:

Netzwerksicherheit & Firewalls: Schützen das Firmennetzwerk vor unbefugtem Zugriff, Schadsoftware und externen Angriffen – eine der wichtigsten Schutzmaßnahmen überhaupt.

Datensicherung & Backup-Strategien: Regelmäßige, automatische Backups – idealerweise lokal und in der Cloud – verhindern Datenverlust bei Systemausfällen, Diebstahl oder Cyberangriffen.

DSGVO-konforme Datenverarbeitung: Der richtige Umgang mit personenbezogenen Kundendaten ist nicht nur Vertrauenssache, sondern rechtlich verpflichtend. Für uns gehört der Datenschutz längst zum Tagesgeschäft – unsere Kunden können sich darauf verlassen, dass alle rechtlichen Anforderungen zuverlässig erfüllt werden.

IT-Notfallpläne: Im Ernstfall zählt jede Minute. Ein klar definierter Notfallplan sichert die Handlungsfähigkeit, wenn Systeme ausfallen oder Daten kompromittiert werden.

E-Mail-Sicherheitslösungen: Schützen vor Phishing, Schadsoftware und gefährlichen Dateianhängen – ein häufiges Einfallstor in Betrieben.

IT-Sicherheitscheck: Gibt einen Überblick über bestehende Schwachstellen und hilft dabei, kritische Lücken zu schließen, bevor sie zum Problem werden.

Optional – je nach Bedarf:

Penetration Testing: Simulierte Angriffe auf das eigene System zeigen, wie widerstandsfähig die IT wirklich ist – vor allem für größere Betriebe interessant.

Security Operations Center (SOC): Rund-um-die-Uhr-Überwachung der IT-Infrastruktur – sinnvoll, wenn sensible Daten verarbeitet werden oder Ausfälle teuer wären.

Security-Awareness-Trainings: Viele Sicherheitsprobleme entstehen durch Unachtsamkeit – einfache Schulungen machen Ihr Team aufmerksam und handlungssicher.

Sicherer Datenaustausch: Verschlüsselter Austausch von Dateien mit Kunden oder Partnern – wichtig, wenn vertrauliche Daten digital übermittelt werden.

Kameraüberwachung & Alarmanlagen: Ergänzen den digitalen Schutz um physische Sicherheitsmaßnahmen – besonders relevant bei Lagerhallen oder Werkstätten mit hochwertigen Maschinen.

3. IT-Infrastruktur & Hardware

Unverzichtbar:

Arbeitsplatz- und Netzwerk-Infrastruktur: Eine stabile, leistungsfähige Infrastruktur ist die Basis für alle digitalen Prozesse. Dazu gehören saubere Netzwerkverkabelung, schnelles Internet, funktionierende Router, ein durchdachtes WLAN-Konzept sowie die vollständige Ausstattung von Arbeitsplätzen mit Monitor, PC oder Laptop. Nur so läuft die Software flüssig und der Alltag reibungslos.

Robuste Hardware für den Alltag: Notebooks, Tablets und mobile Geräte mit langer Akkulaufzeit, stoßfester Bauweise und schmutzresistentem Gehäuse sind ideal für den Einsatz auf Baustellen oder im Kundendienst.

Wartung & Hardwareaustausch: IT-Geräte altern. Regelmäßige Prüfung, Reparatur und bei Bedarf rechtzeitiger Austausch verhindern teure Ausfälle.

IT-Dokumentation: Eine strukturierte Erfassung aller Systeme, Geräte und Zugänge spart Zeit bei Wartung, Support und Notfällen – und schafft Transparenz im Betrieb.

Optional – je nach Einsatzgebiet:

Zusatzgeräte & Peripherie: Beamer, Drucker, große Displays oder Fernseher sind im Tagesgeschäft oft nicht entscheidend – können aber Präsentationen, Kundenberatung oder Besprechungen professioneller machen.

Server- und Speicherlösungen: Lokale Server sind nur dann nötig, wenn besonders große Datenmengen verarbeitet oder sensible Informationen intern gehalten werden sollen.

Virtualisierung: Für Betriebe mit mehreren Standorten oder vielen Systemen kann es sinnvoll sein, Arbeitsplätze oder Server zu virtualisieren – das spart Hardwarekosten und erhöht die Flexibilität.

Verkabelung spezieller Zusatzgeräte: Bei individuell ausgestatteten Arbeitsplätzen – etwa in Werkstätten oder Lagern – kann die Installation zusätzlicher Technik erforderlich sein.

4. Software & Anwendungen

Unverzichtbar:

Betriebssysteme & Standardsoftware: Eine funktionierende IT beginnt mit der richtigen Grundausstattung. Als IT-Dienstleister für Handwerker übernehmen die Installation, Konfiguration und Wartung von Betriebssystemen sowie relevanter Software für den Arbeitsalltag.

Buchhaltung & Materialverwaltung: Ob Rechnungen schreiben oder Lagerbestände im Blick behalten – spezialisierte Software spart Zeit, reduziert Fehler und schafft Übersicht.

Zeiterfassung: Moderne Zeiterfassungs-Tools – am besten mobil per App – dokumentieren Arbeitszeiten sauber und gesetzeskonform, auch von unterwegs.

Softwareupdates & Virenschutz: Regelmäßige Updates und integrierte Schutzlösungen verhindern Sicherheitslücken und halten Systeme stabil.

Microsoft 365 & Managed Secure Score: Mit Microsoft 365 haben Betriebe Zugriff auf bewährte Tools wie Outlook, Word oder Excel – zentral verwaltet und auf Wunsch mit Sicherheitsoptimierung durch IT-Profis.

Viren- und Malware-Entfernung: Bei Problemen sorgen wir als IT-Dienstleister für Handwerksbetriebe dafür, dass befallene Systeme schnell wieder sicher und einsatzbereit sind.

Optional – je nach Digitalisierungsgrad:

CRM-Systeme: Wer viele Kunden betreut, profitiert von digitalem Kundenmanagement – z. B. für Angebote, Anfragen oder langfristige Kundenbindung.

ERP-Integration: Für größere Betriebe mit komplexen Prozessen lohnt sich ein ERP-System, das z. B. Einkauf, Lager, Buchhaltung und Projektplanung verbindet.

Digitale Lagerverwaltung: Spart Wege, reduziert Suchzeiten und sorgt für Nachschub, bevor Material fehlt.

Smart-Technologien & Internet of Things (IoT): Sensoren, vernetzte Geräte oder automatisierte Maschinen helfen dabei, Betriebsdaten zu erfassen, Abläufe zu automatisieren oder frühzeitig auf Wartungsbedarf hinzuweisen – ideal für Lager, Fuhrpark oder Produktion.

Individuelle Softwareentwicklung: Wenn Standardlösungen nicht reichen, entwickeln IT-Dienstleister auch maßgeschneiderte Anwendungen – z. B. für branchenspezifische Anforderungen.

TIPP: Nach der Übersicht der relevanten IT-Services für Handwerksbetriebe gibt es eine Liste mit konkreten Beispielen für Software-Lösungen für bestimmte Bereiche wie Projekt- und Auftragsmanagement oder Buchhaltung und Zeiterfassung

5. Cloud

Unverzichtbar:

Cloud-Beratung & Implementierung: Der Umstieg in die Cloud sollte gut geplant sein. Wir helfen bei der Auswahl passender Lösungen, klären Fragen zu Sicherheit, Datenschutz und Kosten – und übernehmen die technische Einrichtung.

Ortsunabhängiger Zugriff auf Daten: Mit cloudbasierten Systemen können Mitarbeitende von überall auf Daten, Pläne oder Kundendokumente zugreifen – ob im Büro oder vor Ort beim Kunden.

Cloud-Telefonie (VoIP): Moderne Telefonanlagen laufen heute übers Internet. Sie sind günstiger, flexibler und lassen sich bequem über mehrere Standorte hinweg nutzen.

Datenspeicherung in der Cloud & auf externen Medien: Backups und Datenhaltung über Cloud-Dienste sorgen für Ausfallsicherheit – ergänzt durch lokale Sicherungen auf externen Festplatten oder NAS-Systemen, wenn gewünscht.

Optional – je nach Bedarf:

Rechenzentrum & IT-Auslagerung: Wer keine eigene Serverinfrastruktur betreiben will, kann Hosting, Wartung und Sicherheitsmaßnahmen komplett an ein Rechenzentrum auslagern. Das spart internen Aufwand, lohnt sich aber erst ab einer gewissen Betriebsgröße.

Skalierbare Cloud-Lösungen: Betriebe, die wachsen oder mit saisonalen Schwankungen arbeiten, profitieren von flexibel erweiterbaren Systemen – ohne neue Hardware kaufen zu müssen.

6. Internet & Kommunikation

Unverzichtbar:

E-Mail-Kommunikation: Eine professionelle E-Mail-Lösung ist heute Standard – mit sicherem Zugriff, Kalenderfunktion und synchronisierten Postfächern für alle Mitarbeitenden.

E-Mail-Archivierungssysteme: Geschäftliche E-Mails müssen oft über Jahre rechtssicher gespeichert werden. Automatische Archivierung schützt vor Datenverlust und rechtlichen Problemen.

VPN-Verbindungen: Sichere Verbindungen ins Firmennetzwerk – z. B. für Mitarbeitende im Außendienst – schützen sensible Daten vor unbefugtem Zugriff.

Internet & WLAN-Einrichtung: Vom Anschluss über DSL, Kabel oder LTE bis zur Einrichtung eines leistungsfähigen, geschützten WLANs: Als IT-Dienstleister sorgen wir dafür, dass alles reibungslos läuft – auch in Werkstätten, Büros oder auf dem Betriebshof.

Optional – je nach Bedarf:

Internetanbindung von Zusatzgeräten: Fernseher oder Beamer können bei Präsentationen, Schulungen oder Kundenterminen nützlich sein. 

7. Support & Service

Unverzichtbar:

Schneller IT-Support (remote & vor Ort): Wenn Systeme streiken, zählt jede Minute. Ein verlässlicher Ansprechpartner – telefonisch, per Fernwartung oder vor Ort – sorgt dafür, dass Probleme schnell gelöst werden.

Wartung & Fehlerbehebung: Regelmäßige Systemchecks, Softwareupdates und die Beseitigung typischer Probleme (z. B. bei Betriebssystemen oder Netzwerkverbindungen) halten die IT im Alltag stabil.

Reparatur & Hardware-Service: Ob defekter Laptop, streikender Drucker oder Serverausfall – IT-Dienstleister kümmern sich um Diagnose, Ersatzteile und Reparatur.

Datenrettung: Wenn Daten versehentlich gelöscht, beschädigt oder durch einen Systemabsturz verloren gegangen sind, können IT-Profis oft noch retten, was schon verloren scheint.

Vor-Ort-Service: Manche Probleme lassen sich nicht aus der Ferne lösen – zuverlässiger Service direkt im Betrieb schafft hier Vertrauen und Sicherheit.

Optional – je nach Betriebsstruktur:

24/7-Hotline: Für Betriebe mit Schichtbetrieb, Wochenendarbeit oder hoher IT-Abhängigkeit kann ein Rund-um-die-Uhr-Support sinnvoll sein.

Roll-Out Services & Systemerneuerung: Bei größeren IT-Umstellungen – z. B. neue Hardware für das ganze Team – übernehmimmt Schönsee Loosen Datentechnik die komplette Planung, Lieferung und Einrichtung.

Servermigration & Systemwechsel: Wenn Systeme modernisiert oder in die Cloud überführt werden sollen, ist technisches Know-how gefragt – damit beim Umstieg keine Daten verloren gehen.

Welche Softwarelösungen gibt es für Handwerksbetriebe?

„Kann ich das nicht einfach selbst machen?“ – Vielleicht haben Sie sich diese Frage auch schon gestellt. Die Antwort hängt davon ab, wie digital Ihr Handwerksbetrieb bereits aufgestellt ist, wie technikaffin Sie und Ihr Team sind und wie groß Ihr Unternehmen ist. Es gibt durchaus Softwarelösungen, die ohne großes IT-Know-how auskommen und speziell für Handwerksbetriebe entwickelt wurden – ob im Bauwesen, für Dachdecker, Zimmerer oder SHK-Betriebe.

Die folgenden Tabellen geben Ihnen einen kompakten Überblick über bewährte Programme für Zeiterfassung, Projekt- und Angebotsmanagement, Verwaltung & Abrechnung sowie All-in-One-Systeme – jeweils mit Einsatzbereich, Preisspanne und Link zur Anbieter-Website.

Zeiterfassung

Software	Einsatzbereich
Clockin	Mobile Zeiterfassung, Projektzeiterfassung, Dokumentation
smartzeit pro	Zeiterfassung, Projektzeiterfassung, Urlaubsverwaltung
TIME4	Mobile und stationäre Zeiterfassung, Baustellenmanagement
ZEP	Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung, Reisekostenmanagement

Projekt- & Angebotsmanagement

Software	Einsatzbereich
openHandwerk	Projektplanung, Bauakte, Auftragsmanagement
Craftboxx	Auftrags- & Einsatzplanung, Angebotsversand, Zeiterfassung
Plancraft	Projektverwaltung, Angebots- und Rechnungserstellung
MFR Project	Projekt- & Aufgabenmanagement, Kalkulation

Verwaltung & Abrechnung

Software	Einsatzbereich
Lexware handwerk	Auftragsbearbeitung, Rechnungen, Kunden- & Artikelverwaltung
WISO MeinBüro	Rechnungsstellung, Buchhaltung, Kundenverwaltung

All in One Softwarelösungen

Software	Einsatzbereich
smarthandwerk	Angebotswesen, Rechnungen, Kunden- & Servicemanagement, modular erweiterbar
HERO	Projektplanung, Angebote, Zeiterfassung, Dokumentation, Buchhaltung & mobile App
Sage 50 Handwerk	Projektverwaltung, Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft, mobile Nutzung
TAIFUN Handwerk	uftragsabwicklung, Projektübersicht, Lager, CRM, Zeiterfassung & DMS – erweiterbar durch Module
Streit V.1	Projektabwicklung, Kalkulation, Aufmaß, DMS & Rechnungen
IDALABS	Projektabwicklung, Warenwirtschaft, DMS, Buchhaltung und mehr (jede Funktion als einzelnes Modul)

Zwischenfazit zu Softwarelösungen für Ihren Handwerksbetrieb

Ob Zeiterfassung, Projektmanagement oder komplette All-in-One-Systeme – die richtige Software hilft Ihnen, Prozesse zu vereinfachen, Zeit zu sparen und Ihr Handwerksunternehmen digital zukunftsfähig aufzustellen. Besonders hilfreich sind Lösungen, die speziell für Handwerksbetriebe entwickelt wurden: Sie orientieren sich an den typischen Abläufen im Arbeitsalltag und lassen sich oft ohne große IT-Kenntnisse einsetzen.

Worauf Handwerksbetriebe bei der Auswahl eines IT-Dienstleisters achten sollten

Die Wahl des richtigen IT-Dienstleisters ist für Handwerksbetriebe eine strategische Entscheidung. Damit die Zusammenarbeit von Anfang an erfolgreich verläuft, sollten Sie bei der Auswahl gezielt auf folgende Kriterien achten:

Fachliche Kompetenz & Erfahrung: Achten Sie auf fundiertes Know-how und nachweisbare Erfahrung – insbesondere mit kleinen und mittleren Betrieben. Wir bei Schönsee Loosen Datentechnik greifen dabei auf über 30 Jahre Erfahrung in der IT-Betreuung zurück – und kennen die speziellen Anforderungen von Handwerksbetrieben aus der Praxis.

Branchenspezifisches Verständnis: Ein guter Partner versteht die besonderen Anforderungen im Handwerk – etwa mobile Arbeitsplätze, Baustellenkommunikation, Geräteeinsatz im Außenbereich oder den Umgang mit sensiblen Kundendaten. Standardlösungen reichen oft nicht aus – gefragt sind praxistaugliche Konzepte, die genau auf Ihren Betrieb zugeschnitten sind.

Individuelle Beratung & maßgeschneiderte Lösungen: Vermeiden Sie Anbieter, die mit pauschalen Produktpaketen arbeiten. Bei Schönsee Loosen Datentechnik analysieren wir zunächst Ihre Prozesse und stellt dann eine Lösung zusammen, die wirklich zu Ihrem Arbeitsalltag passt.

Transparente Referenzen & Bewertungen: Seriöse Anbieter zeigen Ihnen auf Anfrage Referenzen aus vergleichbaren Betrieben. Auch Online-Bewertungen oder Empfehlungen können Hinweise auf Qualität und Zuverlässigkeit geben.

Zertifizierungen & Sicherheitsstandards: Besonders im Bereich IT-Sicherheit lohnt sich ein Blick auf Auszeichnungen wie die Mitgliedschaft in der Allianz für Cyber-Sicherheit oder andere relevante IT-Zertifikate. Sie zeigen, dass das Unternehmen Standards ernst nimmt.

Klarer Serviceumfang & gute Erreichbarkeit: Prüfen Sie, welche Leistungen im Angebot enthalten sind – und welche Kosten ggf. zusätzlich anfallen. Besonders wichtig ist ein kompetenter, erreichbarer Kundensupport. Nichts ist ärgerlicher als stundenlange Ausfallzeiten, weil niemand ans Telefon geht.

Faires Preis-Leistungs-Verhältnis: Die günstigste Lösung ist nicht immer die beste. Entscheidend ist, dass der Dienstleister nachhaltig arbeitet, mitdenkt und Ihnen im Alltag tatsächlich Arbeit abnimmt – ohne Ihr Budget dauerhaft zu sprengen.

Fazit: Braucht Ihr Handwerksbetrieb nun wirklich einen IT-Dienstleister?

Gerade wenn Sie noch am Anfang der Digitalisierung Ihres Handwerksbetriebs stehen, kann es sehr sinnvoll sein, sich einen IT-Experten an die Seite zu holen. Dieser hilft Ihnen nicht nur dabei, den tatsächlichen Bedarf zu erkennen – etwa in den Bereichen IT-Infrastruktur, IT-Sicherheit oder Software –, sondern auch dabei, teure Fehlentscheidungen zu vermeiden.

Sind Sie und Ihr Team bereits IT-affiner aufgestellt, können auch gezielte Einzellösungen oder umfassende All-in-One-Systeme ein guter Einstieg sein. Wichtig ist: Je größer Ihr Betrieb wird, desto wichtiger wird es, Prozesse zu standardisieren, zu automatisieren und digital zu verwalten – damit Sie weniger Zeit im Büro verbringen und mehr Zeit fürs eigentliche Handwerk haben.

Wenn Sie sich unsicher sind, welche Lösung am besten zu Ihrem Betrieb passt, nutzen Sie gerne unseren kostenlosen Lösungsfinder – oder sprechen Sie uns direkt an. In einem unverbindlichen Gespräch klären wir gemeinsam, ob und wie wir Sie unterstützen können.

Die Digitalisierung ist längst kein Nice-to-have mehr – sie ist Überlebensstrategie. Laut der Bundessteuerberaterkammer zählte Deutschland im Jahr 2024 53.124 Steuerberatungspraxen. Inmitten dieses starken Wettbewerbs erkennen immer mehr Kanzleien die Notwendigkeit, Prozesse effizienter zu gestalten: Laut DATEV nennen 65 % der Kanzleien Zeitersparnis durch optimierte Abläufe als Hauptgrund für digitale Maßnahmen, 56 % sprechen von Effizienzsteigerung, und über die Hälfte (55 %) sieht die Digitalisierung als wichtig für ihre Zukunftssicherung. 

Welche weiteren Vorteile, Chancen oder auch Herausforderungen haben Steuerberater bei der Digitalisierung? Welche IT-Dienstleistungen brauchen Steuerberater wirklich? Seit über 30 Jahren begleiten wir bei Schönsee Loosen Datentechnik Unternehmen und Steuerkanzleien auf dem Weg in die Digitalisierung und wissen aus erster Hand, welche Herausforderungen und Chancen sich daraus ergeben.

Welche Vorteile Digitalisierung für Steuerkanzleien bietet

Digitalisierung ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Sie verbessert nicht nur die Zusammenarbeit mit Mandanten, sondern entlastet das Team, reduziert Fehler und eröffnet neue Geschäftsfelder. Die Vorteile lassen sich klar in drei Ebenen unterteilen:

1. Mandantenorientierte Vorteile

• Höhere Beratungsqualität – dank strukturierter Daten und schneller Auswertungen
• Vereinfachte Mandantenkommunikation – digitale Schnittstellen reduzieren Rückfragen und verbessern den Informationsfluss
• Standortunabhängige Betreuung – Mandanten können flexibel und auch international betreut werden
• Höhere Mandantenzufriedenheit – durch Schnelligkeit, Transparenz und digitalen Komfort
• Stärkere Mandantenbindung – zufriedene Mandanten bleiben loyal, was angesichts häufiger Mandatsabweisungen essenziell ist

2. Kanzleiinterne Effizienzgewinne

• Fehlerreduktion – durch automatisierte Prozesse, z. B. in der elektronischen Buchhaltung und digitalen Steuererklärung
• Mehr Effizienz – durch strukturierte Workflows in DMS-Systemen, automatisierte Rechnungsstellung und integrierte Kommunikation
• Kostenersparnis – weniger Papierkram, weniger Nachbearbeitung, geringerer Aufwand bei wiederkehrenden Aufgaben
• Flexibilität im Arbeitsalltag – Remote Work, mobile Aktenführung und cloudbasierte Systeme entlasten auch bei Vollauslastung
• Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit – durch Entlastung bei Routinetätigkeiten in Zeiten von Fachkräftemangel und Überlastung

3. Strategische Vorteile

• Neue Geschäftsmodelle – digitale Services wie Reporting-Portale, Controlling-Dashboards oder automatisierte Vorab-Auswertungen
• Wettbewerbsvorteil – digitalisierte Kanzleien wirken moderner und professioneller auf Mandanten und Bewerber
• Zukunftssicherheit – digitale Strukturen sind Voraussetzung für Wachstum, Resilienz und langfristige Relevanz

Wenn die Digitalisierung so viele Vorteile für Steuerkanzleien bietet, warum gibt es dann Kanzleien, die nicht auf diesen Zug aufspringen?

Häufige Herausforderungen von Steuerberatern bei der Digitalisierung

Trotz der offensichtlichen Vorteile fällt vielen Steuerkanzleien der Einstieg in die Digitalisierung schwer. Das liegt nicht am fehlenden Willen, sondern an ganz praktischen Hürden:

Akzeptanzprobleme bei Mitarbeitenden und Mandanten: Digitalisierung funktioniert nur, wenn alle mitziehen. Doch oft fehlt es an Offenheit gegenüber neuen Tools oder Arbeitsweisen – gerade bei langjährig eingespielten Teams oder technikskeptischen Mandanten.

Know-how-Defizite: Die technische Umsetzung ist komplex. Ohne internes IT-Wissen oder externe Beratung fällt es schwer, fundierte Entscheidungen zu treffen – etwa bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems oder sicherer Kommunikationslösungen.

Unklarer Prozess und fehlender Überblick: Viele Kanzleien wissen nicht, wo sie anfangen sollen. Es fehlt ein strukturierter Plan, welche Tools in welcher Reihenfolge sinnvoll sind – und welche konkreten Vorteile damit verbunden sind.

Zeitmangel: Der Kanzleialltag ist voll. Digitalisierung erfordert zunächst Mehraufwand, bevor sie Entlastung bringt. Gerade bei Vollauslastung wirkt das wie ein unlösbares Paradoxon.

Kostenbedenken: Gute IT-Lösungen haben ihren Preis. Ohne klaren ROI oder Fördermittel-Expertise schrecken viele Kanzleien vor Investitionen zurück.

Sicherheitsbedenken: Gerade bei sensiblen Steuerdaten ist Vertrauen in digitale Systeme essenziell. Ohne verständliche Sicherheitskonzepte bleiben Cloud-Lösungen oder Automatisierungstools außen vor.

Welche IT-Leistungen Steuerberater wirklich brauchen

Die Anforderungen an die IT-Infrastruktur in Steuerkanzleien sind komplex – vor allem, wenn Digitalisierung, Datensicherheit und Effizienz im Fokus stehen. Wir haben schon zahlreiche Unternehmen und Steuerkanzleien bei der Digitalisierung begleitet und wissen, worauf es bei einer stabilen, sicheren und zukunftsfähigen IT-Lösung wirklich ankommt. Moderne IT-Dienstleister bieten keine Einzelbausteine, sondern ganzheitliche Lösungen, egal ob Gründung, Wachstum, laufende Optimierung oder Fusion.

Hier sind die zentralen Leistungsbereiche im Überblick:

1. IT-Strategie, Infrastruktur & moderne Arbeitsplätze

IT-Beratung & Planung

Die Digitalisierung beginnt nicht mit Technik, sondern mit dem richtigen Plan. Eine fundierte IT-Beratung hilft Ihnen, die aktuelle Ausgangslage zu analysieren, konkrete Bedarfe zu erkennen und einen Fahrplan zu entwickeln: Welche Systeme fehlen? Was kann bleiben? Welche Lösungen sparen langfristig Zeit und Geld? So vermeiden Sie Fehlinvestitionen und schaffen die Grundlage für eine nachhaltige IT-Strategie.

IT-Infrastruktur & Hardware

Eine stabile Grundausstattung ist Pflicht – vom Server über das Netzwerk bis zu Arbeitsplatzrechnern, Notebooks, Druckern und Telefonanlagen. Wir als IT-Dienstleister kümmern sich um Beschaffung, Einrichtung, Wartung und regelmäßige Aktualisierung – egal ob lokal installiert (On-Premise) oder in der Cloud.

Modern Workplace & mobiles Arbeiten

Mobiles Arbeiten braucht sichere, cloudbasierte Systeme, die ortsunabhängig nutzbar sind. Als IT-Dienstleister sorgenwir für Homeoffice-Arbeitsplätze, Gerätemanagement und datenschutzkonforme Kommunikation.

Skalierbare Systeme & Virtualisierung

Wenn Ihre Kanzlei wächst, muss die IT mitwachsen. Lösungen wie Servervirtualisierung oder Workplace-as-a-Service ermöglichen flexible Erweiterungen – ohne dass Ihre Infrastruktur jedes Mal neu gedacht werden muss.

2. Betrieb & Support

Systembetrieb & laufende Betreuung

Damit Ihre Kanzlei reibungslos arbeitet, müssen IT-Systeme nicht nur eingerichtet, sondern auch dauerhaft betreut werden. Dazu gehören Wartung, Software-Updates, Lizenzverwaltung und Monitoring. Als erfahrene IT-Dienstleister für Steuerberater und Anwaltskanzleien übernehmen diese Aufgaben proaktiv – damit Sie sich nicht um Fehlermeldungen, Speicherprobleme oder abgelaufene Zertifikate kümmern müssen.

IT-Support & Hotline

Wenn etwas nicht funktioniert, zählt jede Minute – besonders in einer Steuerkanzlei. Bei uns ist zuverlässiger IT-Support jederzeit erreichbar, hilft per Fernwartung oder kommt bei Bedarf direkt zu Ihnen in die Kanzlei oder ist Büro. Wir bieten unseren Kunden immer einen persönlichen Ansprechpartner, an den sie sich wenden können, damit sie echte Hilfe für ihr Problem bekommen.

Roll-Out-Services & Projektbegleitung

Bei größeren Veränderungen – z. B. der Einführung neuer Kanzleisoftware oder DMS-Systeme – begleiten wir mit professionellem Projektmanagement, abgestimmten Schulungen und einem klaren Rollout-Plan.

Outsourcing & Hosting im Rechenzentrum

Wenn Sie IT-Kapazitäten auslagern möchten, z. B. in ein zertifiziertes DATEV-Rechenzentrum, übernehmen IT-Partner den kompletten Betrieb. Das entlastet Ihre Kanzlei und sorgt für stabile, datenschutzkonforme Abläufe ohne eigene Serverlandschaft.

3. Sicherheit & Datenschutz

IT-Sicherheit & Schutz vor Cyberangriffen

Steuerkanzleien sind ein beliebtes Ziel für Hacker – wegen der sensiblen Finanz- und Personaldaten, mit denen sie arbeiten. Wir von Schönsee Loosen Datentechnik schützen Ihre Systeme durch mehrstufige Sicherheitskonzepte: mit Firewalls, Antivirenlösungen, E-Mail-Sicherheit und Zugriffskontrollen. Dabei wird nicht nur die Technik abgesichert, sondern auch Ihre Arbeitsweise analysiert und verbessert.

Datensicherung & Wiederherstellung

Ein Datenverlust kann gravierende Folgen haben. Deshalb gehören regelmäßige, verschlüsselte Backups – lokal und in der Cloud – zur Grundausstattung. Im Ernstfall sorgt wir dafür, dass Ihre Daten schnell und vollständig wiederhergestellt werden.

DSGVO, GoBD & GDPdU-konformer Datenschutz

Steuerkanzleien müssen höchste Anforderungen an Datenschutz und Nachvollziehbarkeit erfüllen. Das wissen wir aus erster Hand. Daher unterstützen wir unsere Kunden mit passenden Tools zur revisionssicheren Archivierung, rechtskonformer Dokumentation und verschlüsselten Übertragungswegen – etwa per DATEV, ELSTER oder BZSt.

Sicherheitschecks & Notfallmanagement

Je nach Kanzleigröße lohnt sich ein Sicherheits-Audit, kombiniert mit einem Notfallplan: Was passiert, wenn ein System ausfällt? Welche Daten müssen zuerst wiederhergestellt werden? Simulierte Angriffe, 24/7-Überwachung und automatisierte Notfallwiederherstellung (Disaster Recovery as a Service) erhöhen Ihre IT-Resilienz deutlich.

Sensibilisierung & Schulung Ihrer Mitarbeitenden

Technik schützt nur dann, wenn sie richtig angewendet wird. Mit regelmäßigen Phishing-Tests, Datenschutzschulungen und gezielten Briefings helfen wir unseren Kunden, ein Sicherheitsbewusstsein und Verständnis dafür zu schaffen, wie man mit Alltagsbedrohungen für die IT-Sicherheit umgeht.

4. Software & Prozessdigitalisierung

Digitale Belegverarbeitung & DMS

Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) archivieren Sie Belege GoBD-konform, automatisieren Abläufe und reduzieren Suchzeiten drastisch. IT-Dienstleister sorgen für die Auswahl, Einrichtung und Schulung – angepasst an Ihre Kanzlei Prozesse.

Schnittstellen zu DATEV, ELSTER & Co.

Eine reibungslose Kommunikation mit Behörden und Partnern ist essenziell. IT-Dienstleister sorgen für funktionierende Schnittstellen zu ELSTER, der Vollmachtsdatenbank, BZSt, DATEV oder alternativen Kanzlei Systemen – inklusive Testphase und Fehlerüberwachung.

Microsoft 365 & Standardsoftware

E-Mails, Termine, Zusammenarbeit: Lösungen wie Microsoft 365 (mit Outlook, Excel, Word, Teams) sind Standard in vielen Unternehmen und auch Steuerberatungen. Wir übernehmen hier nicht nur die Einrichtung, sondern auch die Absicherung, Benutzerverwaltung und laufende Wartung. Antispam-Filter, automatische Updates und cloudbasierte Verwaltung inklusive.

Prozessautomatisierung

Viele Routinetätigkeiten lassen sich digital abbilden oder automatisieren – etwa Belegfreigaben, Fristenkontrollen, Mandatswechsel, Zeiterfassung oder Vorbereitungen für die Lohnabrechnung. So sparen Sie Zeit, senken Fehlerquoten und gewinnen Luft für Beratung und Wachstum.

Digitale Signatur & sichere Kommunikation

Ob Mandatsvereinbarungen, Steuerbescheide oder Vollmachten: Digitale, rechtssichere Unterschriften (z. B. über FP Sign) und Mandantenportale machen Abläufe schneller und sicherer. IT-Dienstleister helfen bei Auswahl, Integration und Schulung.

Spezialisierte Software & individuelle Entwicklungen

Standardlösungen stoßen manchmal an ihre Grenzen. Deshalb entwickeln wir bei Schönsee Loosen Datentechnik, für unsere Kunden auch maßgeschneiderte Zusatzfunktionen, individuelle Softwarelösungen oder spezialisierte Mini-Anwendungen – beispielsweise für Auswertungstools, Prozessautomatisierungen oder die Integration externer Plattformen. Mit unserem Team aus fortlaufend qualifizierten IT-Experten sind wir für jedes IT-Projekt gerüstet – egal wie komplex das Vorhaben ist.

5. Cloud & Datenmanagement

Cloud-Strategie & hybride Lösungen

Nicht alles gehört in die Cloud – aber vieles lässt sich dadurch effizienter und flexibler gestalten. Ein erfahrener IT-Dienstleister für Steuerberater unterstützt Sie hier sachkenntlich bei der Entscheidung: Welche Daten bleiben lokal? Welche Prozesse profitieren von Cloud-Diensten? Und wie lässt sich beides sicher kombinieren? Ergebnis: mehr Kontrolle, weniger Aufwand und bessere Skalierbarkeit.

Cloud-Backup & dauerhafte Datenverfügbarkeit

Backups in der Cloud sichern Ihre Daten automatisch, standortunabhängig und verschlüsselt. Gerade bei Hardware-Ausfällen oder Cyberangriffen sorgt das für eine schnelle Wiederherstellung – auch ohne eigenen Server. In Kombination mit lokalen Sicherungen (z. B. auf NAS-Systemen) entsteht ein ausfallsicheres Konzept.

Private, Public oder Hybrid Cloud

Ob Sie sich für Microsoft Azure, eine private Hostinglösung (z. B. Hetzner im Rechenzentrum) oder einen Mix aus beidem entscheiden – Wir helfen bei Einrichtung, Migration und laufendem Betrieb. Dabei werden auch rechtliche Anforderungen wie DSGVO, GoBD und GDPdU berücksichtigt.

Archivierung & Compliance

Steuerlich relevante Dokumente müssen nicht nur sicher, sondern auch nachvollziehbar und unveränderbar archiviert werden. Als IT-Dienstleister für Steuerberater bieten wir Ihnen Lösungen für GDPdU-konforme Archivierung, strukturierte Datenhaltung und transparente Zugriffsprotokolle – damit Ihre Kanzlei jederzeit auskunfts- und prüfungsfähig bleibt.

Zusätzliche Cloud-Services & Kommunikation

Von der E-Mail-Archivierung über Mandantenportale bis hin zu Videokonferenzen und Online-Chats: Cloudbasierte Lösungen bieten digitale Kanäle, die in den Kanzleialltag integriert werden können – professionell, sicher und mandanten freundlich.

Zwischenfazit

Vielleicht fragen Sie sich gerade: „Brauche ich wirklich all diese Leistungen?“ Eine pauschale Antwort gibt es nicht – jede Kanzlei ist anders aufgestellt. Wichtig ist: Ihre IT sollte zu Ihrem Arbeitsalltag passen, stabil laufen und Sie bei Wachstum und Digitalisierung unterstützen. Welche Leistungen dafür wirklich nötig sind, klären wir am Besten in einem gemeinsamen Gespräch.

TIPP: Wir von Schönsee Loosen Datentechnik bieten Ihnen ein erstes, kostenloses Beratungsgespräch an. In einem unverbindlichen Austausch klären wir gemeinsam, welche IT-Services konkret zu Ihrer Kanzlei passen. Nutzen Sie gerne unseren kostenlosen Lösungsfinder oder direkt das Kontaktformular – wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Welche Softwarelösungen gibt es für Steuerberater?

Die folgende Übersicht zeigt, welche Softwarelösungen aktuell auf dem Markt sind, wofür sie gedacht sind, ob sie als Komplettlösung, modular oder als Baustein funktionieren – und ob man dafür einen externen IT-Dienstleister oder besondere Infrastruktur braucht.

Komplettlösung: Eine Software, die alle wesentlichen Bereiche einer Kanzlei abdeckt – von Buchhaltung über Lohn bis zur Mandantenkommunikation.

Modulare Lösung: Eine Software, die aus einzelnen Modulen besteht, die je nach Bedarf kombiniert werden können.

Baustein: Eine spezialisierte Einzellösung, die einen bestimmten Teilbereich abdeckt und oft zusätzlich zur Hauptsoftware genutzt wird.

Softwarelösung	Einsatzbereich / Funktion	Komplettlösung oder Baustein	Voraussetzungen (IT-Know-how / Infrastruktur)
ADDISON	Komplettlösung: Buchhaltung, Lohn, Jahresabschluss, Kanzleiorganisation	Komplettlösung (auch modular nutzbar)	Einrichtung durch IT-Dienstleister empfohlen, ASP-Variante möglich
DATEV	Fibu, Lohn, Steuern, DMS, Kanzleimanagement	Komplettlösung (auch Bausteine einzeln nutzbar)	DATEV-Systempartner oder IT-Dienstleister empfohlen
AGENDA	Rechnungswesen, Lohn, Steuern, Kanzleiorganisation	Komplettlösung (modular)	Grundsätzlich selbst nutzbar, Einrichtung durch Dienstleister empfohlen
BMD	Kanzleiverwaltung, CRM, DMS, Rechnungswesen	Komplettlösung (modular)	IT-Fachwissen oder Betreuung durch Partner erforderlich
GetMyInvoices	Rechnungsimport, Belegmanagement	Baustein	Cloudlösung, ohne IT-Kenntnisse nutzbar
FP Sign	Digitale Signaturen (rechtssicher)	Baustein	Cloudlösung, sofort nutzbar
MANAGED PARTNERasp	Hosting & Infrastruktur (DATEV-/ADDISON-Umgebungen)	Infrastrukturplattform (optional mit Software)	Betreuung durch Anbieter, keine eigene IT nötig
Scannerbox	Belegdigitalisierung (Hardware + Software)	Baustein	Installation & Einrichtung empfohlen
hmd-software	Rechnungswesen, Steuern, Kanzleiverwaltung	Komplettlösung (modular)	Einrichtung durch Anbieter oder Partner empfohlen
Lexware neue steuerkanzlei	Lohn, Buchhaltung, Mandantenverwaltung, Steuer	Komplettlösung	Einfacher Einstieg, wenig IT-Kenntnisse nötig
Simba Software	Kanzleiverwaltung, Buchhaltung, Planung	Komplettlösung (modular)	Einrichtung durch Partner oder Systemhaus empfohlen
ROSESOFT	Steuererklärungen, Kanzleimanagement	Komplettlösung (mit iKanzlei-Portal)	Betreuung empfohlen
SKM2.0	Buchführung, Lohn, Jahresabschluss, Steuer	Komplettlösung	Einrichtung durch Anbieter empfohlen

Die Auswahl an Kanzleisoftware ist groß – aber nicht jede Lösung passt zu jeder Kanzlei. Wer eine Komplettlösung mit hohem Automatisierungsgrad sucht, kommt an IT-Dienstleistern kaum vorbei. Wer einzelne Prozesse digitalisieren will, findet in schlanken Tools wie GetMyInvoices oder FP Sign einen einfachen Einstieg. Entscheidend ist: Nicht nur der Funktionsumfang zählt – sondern auch, ob die eigene Kanzlei technisch und organisatorisch bereit dafür ist. 

Worauf Steuerberater bei der Auswahl eines IT-Dienstleisters achten sollten

Steuerkanzleien brauchen IT-Partner, die nicht nur Technik beherrschen, sondern auch den Kanzleialltag verstehen. Dabei zählen vor allem drei Dinge: Wie schnell Probleme gelöst werden, wie gut der Support funktioniert und ob alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind. Die wichtigsten Kriterien im Überblick:

1. Schnelligkeit

In einer digitalisierten Kanzlei darf die IT kein Bremsklotz sein. Ob Serverausfall, Softwareproblem oder Sicherheitslücke: Ihre IT muss nicht nur schnell reagieren, sondern auch zügig und nachhaltig Lösungen liefern.

Wichtige Fragen:

• Wie schnell wird bei Störungen eingegriffen?
• Dauert es nur Minuten bis zur ersten Reaktion – oder Tage bis zur Lösung?
• Wie lange dauert die Implementierung neuer Systeme oder Updates?

Bei Schönsee Loosen Datentechnik garantieren wir unseren Kunden schnelle Reaktionszeiten, denn wir wissen: In einer Steuerkanzlei ist Zeit bares Geld.

2. Kundenservice

Technik ist wichtig – aber im Ernstfall zählt der Mensch dahinter. Feste Ansprechpartner, die Ihr System kennen, machen den Unterschied. Und: Ein freundlicher, lösungsorientierter Support spart Nerven und Zeit.

Darauf sollten Sie achten:

• Wie gut ist der Dienstleister erreichbar – auch außerhalb üblicher Geschäftszeiten?
• Wie schnell landen Sie bei einem kompetenten Ansprechpartner – ohne Warteschleifen?
• Wird verständlich kommuniziert – oder in Fachchinesisch, das keiner versteht?

Bei uns erhalten Kunden von Beginn an einen persönlichen Ansprechpartner, der jederzeit für Fragen oder Probleme da ist. Außerdem ist es uns wichtig, dass wir auf Augenhöhe mit unseren Kunden sprechen und sie nicht mit unverständlichen Fachbegriffen verwirren.

3. Rechtliche Konformität

Steuerkanzleien arbeiten im Spannungsfeld von Technik und Recht. Ihr IT-Dienstleister muss beide Welten verstehen – und zusammenbringen.

Worauf es ankommt:

• GoBD: Unterstützung bei der revisionssicheren Archivierung digitaler Unterlagen
• GDPdU: Sichere, prüfbare Datenbereitstellung für Betriebsprüfungen
• DSGVO: Datenschutz durch moderne Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und sichere Kommunikation

Als IT-Partner für Steuerkanzleien kennen wir bei Schönsee Loosen Datentechnik dank unserer langjährigen Erfahrung die besonderen rechtlichen Anforderungen an Steuerberatungskanzleien bis ins Detail.

Fazit: Braucht Ihre Steuerkanzlei nun wirklich einen IT-Dienstleister?

Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Klar ist jedoch: Steuerkanzleien stellen hohe Anforderungen an ihre IT – von Rechtskonformität über Sicherheit bis hin zu Stabilität und Prozesskomplexität. Je größer die Kanzlei, desto wichtiger wird es, Abläufe zu digitalisieren und zu automatisieren. Oft lohnt sich ein erstes unverbindliches Beratungsgespräch, um bestehende Lücken zu identifizieren und konkrete Potenziale zu erkennen.

Wenn Sie sich unsicher sind, welche Lösung am besten zu Ihrer Steuerkanzlei passt, nutzen Sie gerne unseren kostenlosen Lösungsfinder – oder kontaktieren Sie uns direkt. In einem unverbindlichen Gespräch klären wir gemeinsam, ob und wie wir Sie unterstützen können.