IT-Dienstleister für Steuerberater und Steuerkanzleien

• Höhere Beratungsqualität – dank strukturierter Daten und schneller Auswertungen
• Vereinfachte Mandantenkommunikation – digitale Schnittstellen reduzieren Rückfragen und verbessern den Informationsfluss
• Standortunabhängige Betreuung – Mandanten können flexibel und auch international betreut werden
• Höhere Mandantenzufriedenheit – durch Schnelligkeit, Transparenz und digitalen Komfort
• Stärkere Mandantenbindung – zufriedene Mandanten bleiben loyal, was angesichts häufiger Mandatsabweisungen essenziell ist

2. Kanzleiinterne Effizienzgewinne

• Fehlerreduktion – durch automatisierte Prozesse, z. B. in der elektronischen Buchhaltung und digitalen Steuererklärung
• Mehr Effizienz – durch strukturierte Workflows in DMS-Systemen, automatisierte Rechnungsstellung und integrierte Kommunikation
• Kostenersparnis – weniger Papierkram, weniger Nachbearbeitung, geringerer Aufwand bei wiederkehrenden Aufgaben
• Flexibilität im Arbeitsalltag – Remote Work, mobile Aktenführung und cloudbasierte Systeme entlasten auch bei Vollauslastung
• Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit – durch Entlastung bei Routinetätigkeiten in Zeiten von Fachkräftemangel und Überlastung

3. Strategische Vorteile

• Neue Geschäftsmodelle – digitale Services wie Reporting-Portale, Controlling-Dashboards oder automatisierte Vorab-Auswertungen
• Wettbewerbsvorteil – digitalisierte Kanzleien wirken moderner und professioneller auf Mandanten und Bewerber
• Zukunftssicherheit – digitale Strukturen sind Voraussetzung für Wachstum, Resilienz und langfristige Relevanz

Wenn die Digitalisierung so viele Vorteile für Steuerkanzleien bietet, warum gibt es dann Kanzleien, die nicht auf diesen Zug aufspringen?

Häufige Herausforderungen von Steuerberatern bei der Digitalisierung

Trotz der offensichtlichen Vorteile fällt vielen Steuerkanzleien der Einstieg in die Digitalisierung schwer. Das liegt nicht am fehlenden Willen, sondern an ganz praktischen Hürden:

Akzeptanzprobleme bei Mitarbeitenden und Mandanten: Digitalisierung funktioniert nur, wenn alle mitziehen. Doch oft fehlt es an Offenheit gegenüber neuen Tools oder Arbeitsweisen – gerade bei langjährig eingespielten Teams oder technikskeptischen Mandanten.

Know-how-Defizite: Die technische Umsetzung ist komplex. Ohne internes IT-Wissen oder externe Beratung fällt es schwer, fundierte Entscheidungen zu treffen – etwa bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems oder sicherer Kommunikationslösungen.

Unklarer Prozess und fehlender Überblick: Viele Kanzleien wissen nicht, wo sie anfangen sollen. Es fehlt ein strukturierter Plan, welche Tools in welcher Reihenfolge sinnvoll sind – und welche konkreten Vorteile damit verbunden sind.

Zeitmangel: Der Kanzleialltag ist voll. Digitalisierung erfordert zunächst Mehraufwand, bevor sie Entlastung bringt. Gerade bei Vollauslastung wirkt das wie ein unlösbares Paradoxon.

Kostenbedenken: Gute IT-Lösungen haben ihren Preis. Ohne klaren ROI oder Fördermittel-Expertise schrecken viele Kanzleien vor Investitionen zurück.

Sicherheitsbedenken: Gerade bei sensiblen Steuerdaten ist Vertrauen in digitale Systeme essenziell. Ohne verständliche Sicherheitskonzepte bleiben Cloud-Lösungen oder Automatisierungstools außen vor.

Welche IT-Leistungen Steuerberater wirklich brauchen

Die Anforderungen an die IT-Infrastruktur in Steuerkanzleien sind komplex – vor allem, wenn Digitalisierung, Datensicherheit und Effizienz im Fokus stehen. Wir haben schon zahlreiche Unternehmen und Steuerkanzleien bei der Digitalisierung begleitet und wissen, worauf es bei einer stabilen, sicheren und zukunftsfähigen IT-Lösung wirklich ankommt. Moderne IT-Dienstleister bieten keine Einzelbausteine, sondern ganzheitliche Lösungen, egal ob Gründung, Wachstum, laufende Optimierung oder Fusion.

Hier sind die zentralen Leistungsbereiche im Überblick:

1. IT-Strategie, Infrastruktur & moderne Arbeitsplätze

IT-Beratung & Planung

Die Digitalisierung beginnt nicht mit Technik, sondern mit dem richtigen Plan. Eine fundierte IT-Beratung hilft Ihnen, die aktuelle Ausgangslage zu analysieren, konkrete Bedarfe zu erkennen und einen Fahrplan zu entwickeln: Welche Systeme fehlen? Was kann bleiben? Welche Lösungen sparen langfristig Zeit und Geld? So vermeiden Sie Fehlinvestitionen und schaffen die Grundlage für eine nachhaltige IT-Strategie.

IT-Infrastruktur & Hardware

Eine stabile Grundausstattung ist Pflicht – vom Server über das Netzwerk bis zu Arbeitsplatzrechnern, Notebooks, Druckern und Telefonanlagen. Wir als IT-Dienstleister kümmern sich um Beschaffung, Einrichtung, Wartung und regelmäßige Aktualisierung – egal ob lokal installiert (On-Premise) oder in der Cloud.

Modern Workplace & mobiles Arbeiten

Mobiles Arbeiten braucht sichere, cloudbasierte Systeme, die ortsunabhängig nutzbar sind. Als IT-Dienstleister sorgenwir für Homeoffice-Arbeitsplätze, Gerätemanagement und datenschutzkonforme Kommunikation.

Skalierbare Systeme & Virtualisierung

Wenn Ihre Kanzlei wächst, muss die IT mitwachsen. Lösungen wie Servervirtualisierung oder Workplace-as-a-Service ermöglichen flexible Erweiterungen – ohne dass Ihre Infrastruktur jedes Mal neu gedacht werden muss.

2. Betrieb & Support

Systembetrieb & laufende Betreuung

Damit Ihre Kanzlei reibungslos arbeitet, müssen IT-Systeme nicht nur eingerichtet, sondern auch dauerhaft betreut werden. Dazu gehören Wartung, Software-Updates, Lizenzverwaltung und Monitoring. Als erfahrene IT-Dienstleister für Steuerberater und Anwaltskanzleien übernehmen diese Aufgaben proaktiv – damit Sie sich nicht um Fehlermeldungen, Speicherprobleme oder abgelaufene Zertifikate kümmern müssen.

IT-Support & Hotline

Wenn etwas nicht funktioniert, zählt jede Minute – besonders in einer Steuerkanzlei. Bei uns ist zuverlässiger IT-Support jederzeit erreichbar, hilft per Fernwartung oder kommt bei Bedarf direkt zu Ihnen in die Kanzlei oder ist Büro. Wir bieten unseren Kunden immer einen persönlichen Ansprechpartner, an den sie sich wenden können, damit sie echte Hilfe für ihr Problem bekommen.

Roll-Out-Services & Projektbegleitung

Bei größeren Veränderungen – z. B. der Einführung neuer Kanzleisoftware oder DMS-Systeme – begleiten wir mit professionellem Projektmanagement, abgestimmten Schulungen und einem klaren Rollout-Plan.

Outsourcing & Hosting im Rechenzentrum

Wenn Sie IT-Kapazitäten auslagern möchten, z. B. in ein zertifiziertes DATEV-Rechenzentrum, übernehmen IT-Partner den kompletten Betrieb. Das entlastet Ihre Kanzlei und sorgt für stabile, datenschutzkonforme Abläufe ohne eigene Serverlandschaft.

3. Sicherheit & Datenschutz

IT-Sicherheit & Schutz vor Cyberangriffen

Steuerkanzleien sind ein beliebtes Ziel für Hacker – wegen der sensiblen Finanz- und Personaldaten, mit denen sie arbeiten. Wir von Schönsee Loosen Datentechnik schützen Ihre Systeme durch mehrstufige Sicherheitskonzepte: mit Firewalls, Antivirenlösungen, E-Mail-Sicherheit und Zugriffskontrollen. Dabei wird nicht nur die Technik abgesichert, sondern auch Ihre Arbeitsweise analysiert und verbessert.

Datensicherung & Wiederherstellung

Ein Datenverlust kann gravierende Folgen haben. Deshalb gehören regelmäßige, verschlüsselte Backups – lokal und in der Cloud – zur Grundausstattung. Im Ernstfall sorgt wir dafür, dass Ihre Daten schnell und vollständig wiederhergestellt werden.

DSGVO, GoBD & GDPdU-konformer Datenschutz

Steuerkanzleien müssen höchste Anforderungen an Datenschutz und Nachvollziehbarkeit erfüllen. Das wissen wir aus erster Hand. Daher unterstützen wir unsere Kunden mit passenden Tools zur revisionssicheren Archivierung, rechtskonformer Dokumentation und verschlüsselten Übertragungswegen – etwa per DATEV, ELSTER oder BZSt.

Sicherheitschecks & Notfallmanagement

Je nach Kanzleigröße lohnt sich ein Sicherheits-Audit, kombiniert mit einem Notfallplan: Was passiert, wenn ein System ausfällt? Welche Daten müssen zuerst wiederhergestellt werden? Simulierte Angriffe, 24/7-Überwachung und automatisierte Notfallwiederherstellung (Disaster Recovery as a Service) erhöhen Ihre IT-Resilienz deutlich.

Sensibilisierung & Schulung Ihrer Mitarbeitenden

Technik schützt nur dann, wenn sie richtig angewendet wird. Mit regelmäßigen Phishing-Tests, Datenschutzschulungen und gezielten Briefings helfen wir unseren Kunden, ein Sicherheitsbewusstsein und Verständnis dafür zu schaffen, wie man mit Alltagsbedrohungen für die IT-Sicherheit umgeht.

4. Software & Prozessdigitalisierung

Digitale Belegverarbeitung & DMS

Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) archivieren Sie Belege GoBD-konform, automatisieren Abläufe und reduzieren Suchzeiten drastisch. IT-Dienstleister sorgen für die Auswahl, Einrichtung und Schulung – angepasst an Ihre Kanzlei Prozesse.

Schnittstellen zu DATEV, ELSTER & Co.

Eine reibungslose Kommunikation mit Behörden und Partnern ist essenziell. IT-Dienstleister sorgen für funktionierende Schnittstellen zu ELSTER, der Vollmachtsdatenbank, BZSt, DATEV oder alternativen Kanzlei Systemen – inklusive Testphase und Fehlerüberwachung.

Microsoft 365 & Standardsoftware

E-Mails, Termine, Zusammenarbeit: Lösungen wie Microsoft 365 (mit Outlook, Excel, Word, Teams) sind Standard in vielen Unternehmen und auch Steuerberatungen. Wir übernehmen hier nicht nur die Einrichtung, sondern auch die Absicherung, Benutzerverwaltung und laufende Wartung. Antispam-Filter, automatische Updates und cloudbasierte Verwaltung inklusive.

Prozessautomatisierung

Viele Routinetätigkeiten lassen sich digital abbilden oder automatisieren – etwa Belegfreigaben, Fristenkontrollen, Mandatswechsel, Zeiterfassung oder Vorbereitungen für die Lohnabrechnung. So sparen Sie Zeit, senken Fehlerquoten und gewinnen Luft für Beratung und Wachstum.

Digitale Signatur & sichere Kommunikation

Ob Mandatsvereinbarungen, Steuerbescheide oder Vollmachten: Digitale, rechtssichere Unterschriften (z. B. über FP Sign) und Mandantenportale machen Abläufe schneller und sicherer. IT-Dienstleister helfen bei Auswahl, Integration und Schulung.

Spezialisierte Software & individuelle Entwicklungen

Standardlösungen stoßen manchmal an ihre Grenzen. Deshalb entwickeln wir bei Schönsee Loosen Datentechnik, für unsere Kunden auch maßgeschneiderte Zusatzfunktionen, individuelle Softwarelösungen oder spezialisierte Mini-Anwendungen – beispielsweise für Auswertungstools, Prozessautomatisierungen oder die Integration externer Plattformen. Mit unserem Team aus fortlaufend qualifizierten IT-Experten sind wir für jedes IT-Projekt gerüstet – egal wie komplex das Vorhaben ist.

5. Cloud & Datenmanagement

Cloud-Strategie & hybride Lösungen

Nicht alles gehört in die Cloud – aber vieles lässt sich dadurch effizienter und flexibler gestalten. Ein erfahrener IT-Dienstleister für Steuerberater unterstützt Sie hier sachkenntlich bei der Entscheidung: Welche Daten bleiben lokal? Welche Prozesse profitieren von Cloud-Diensten? Und wie lässt sich beides sicher kombinieren? Ergebnis: mehr Kontrolle, weniger Aufwand und bessere Skalierbarkeit.

Cloud-Backup & dauerhafte Datenverfügbarkeit

Backups in der Cloud sichern Ihre Daten automatisch, standortunabhängig und verschlüsselt. Gerade bei Hardware-Ausfällen oder Cyberangriffen sorgt das für eine schnelle Wiederherstellung – auch ohne eigenen Server. In Kombination mit lokalen Sicherungen (z. B. auf NAS-Systemen) entsteht ein ausfallsicheres Konzept.

Private, Public oder Hybrid Cloud

Ob Sie sich für Microsoft Azure, eine private Hostinglösung (z. B. Hetzner im Rechenzentrum) oder einen Mix aus beidem entscheiden – Wir helfen bei Einrichtung, Migration und laufendem Betrieb. Dabei werden auch rechtliche Anforderungen wie DSGVO, GoBD und GDPdU berücksichtigt.

Archivierung & Compliance

Steuerlich relevante Dokumente müssen nicht nur sicher, sondern auch nachvollziehbar und unveränderbar archiviert werden. Als IT-Dienstleister für Steuerberater bieten wir Ihnen Lösungen für GDPdU-konforme Archivierung, strukturierte Datenhaltung und transparente Zugriffsprotokolle – damit Ihre Kanzlei jederzeit auskunfts- und prüfungsfähig bleibt.

Zusätzliche Cloud-Services & Kommunikation

Von der E-Mail-Archivierung über Mandantenportale bis hin zu Videokonferenzen und Online-Chats: Cloudbasierte Lösungen bieten digitale Kanäle, die in den Kanzleialltag integriert werden können – professionell, sicher und mandanten freundlich.

Zwischenfazit

Vielleicht fragen Sie sich gerade: „Brauche ich wirklich all diese Leistungen?“ Eine pauschale Antwort gibt es nicht – jede Kanzlei ist anders aufgestellt. Wichtig ist: Ihre IT sollte zu Ihrem Arbeitsalltag passen, stabil laufen und Sie bei Wachstum und Digitalisierung unterstützen. Welche Leistungen dafür wirklich nötig sind, klären wir am Besten in einem gemeinsamen Gespräch.

TIPP: Wir von Schönsee Loosen Datentechnik bieten Ihnen ein erstes, kostenloses Beratungsgespräch an. In einem unverbindlichen Austausch klären wir gemeinsam, welche IT-Services konkret zu Ihrer Kanzlei passen. Nutzen Sie gerne unseren kostenlosen Lösungsfinder oder direkt das Kontaktformular – wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Welche Softwarelösungen gibt es für Steuerberater?

Die folgende Übersicht zeigt, welche Softwarelösungen aktuell auf dem Markt sind, wofür sie gedacht sind, ob sie als Komplettlösung, modular oder als Baustein funktionieren – und ob man dafür einen externen IT-Dienstleister oder besondere Infrastruktur braucht.

Komplettlösung: Eine Software, die alle wesentlichen Bereiche einer Kanzlei abdeckt – von Buchhaltung über Lohn bis zur Mandantenkommunikation.

Modulare Lösung: Eine Software, die aus einzelnen Modulen besteht, die je nach Bedarf kombiniert werden können.

Baustein: Eine spezialisierte Einzellösung, die einen bestimmten Teilbereich abdeckt und oft zusätzlich zur Hauptsoftware genutzt wird.

Die Auswahl an Kanzleisoftware ist groß – aber nicht jede Lösung passt zu jeder Kanzlei. Wer eine Komplettlösung mit hohem Automatisierungsgrad sucht, kommt an IT-Dienstleistern kaum vorbei. Wer einzelne Prozesse digitalisieren will, findet in schlanken Tools wie GetMyInvoices oder FP Sign einen einfachen Einstieg. Entscheidend ist: Nicht nur der Funktionsumfang zählt – sondern auch, ob die eigene Kanzlei technisch und organisatorisch bereit dafür ist. 

Worauf Steuerberater bei der Auswahl eines IT-Dienstleisters achten sollten

Steuerkanzleien brauchen IT-Partner, die nicht nur Technik beherrschen, sondern auch den Kanzleialltag verstehen. Dabei zählen vor allem drei Dinge: Wie schnell Probleme gelöst werden, wie gut der Support funktioniert und ob alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind. Die wichtigsten Kriterien im Überblick:

1. Schnelligkeit

In einer digitalisierten Kanzlei darf die IT kein Bremsklotz sein. Ob Serverausfall, Softwareproblem oder Sicherheitslücke: Ihre IT muss nicht nur schnell reagieren, sondern auch zügig und nachhaltig Lösungen liefern.

Wichtige Fragen:

• Wie schnell wird bei Störungen eingegriffen?
• Dauert es nur Minuten bis zur ersten Reaktion – oder Tage bis zur Lösung?
• Wie lange dauert die Implementierung neuer Systeme oder Updates?

Bei Schönsee Loosen Datentechnik garantieren wir unseren Kunden schnelle Reaktionszeiten, denn wir wissen: In einer Steuerkanzlei ist Zeit bares Geld.

2. Kundenservice

Technik ist wichtig – aber im Ernstfall zählt der Mensch dahinter. Feste Ansprechpartner, die Ihr System kennen, machen den Unterschied. Und: Ein freundlicher, lösungsorientierter Support spart Nerven und Zeit.

Darauf sollten Sie achten:

• Wie gut ist der Dienstleister erreichbar – auch außerhalb üblicher Geschäftszeiten?
• Wie schnell landen Sie bei einem kompetenten Ansprechpartner – ohne Warteschleifen?
• Wird verständlich kommuniziert – oder in Fachchinesisch, das keiner versteht?

Bei uns erhalten Kunden von Beginn an einen persönlichen Ansprechpartner, der jederzeit für Fragen oder Probleme da ist. Außerdem ist es uns wichtig, dass wir auf Augenhöhe mit unseren Kunden sprechen und sie nicht mit unverständlichen Fachbegriffen verwirren.

3. Rechtliche Konformität

Steuerkanzleien arbeiten im Spannungsfeld von Technik und Recht. Ihr IT-Dienstleister muss beide Welten verstehen – und zusammenbringen.

Worauf es ankommt:

• GoBD: Unterstützung bei der revisionssicheren Archivierung digitaler Unterlagen
• GDPdU: Sichere, prüfbare Datenbereitstellung für Betriebsprüfungen
• DSGVO: Datenschutz durch moderne Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und sichere Kommunikation

Als IT-Partner für Steuerkanzleien kennen wir bei Schönsee Loosen Datentechnik dank unserer langjährigen Erfahrung die besonderen rechtlichen Anforderungen an Steuerberatungskanzleien bis ins Detail.

Fazit: Braucht Ihre Steuerkanzlei nun wirklich einen IT-Dienstleister?

Eine pauschale Antwort gibt es nicht. Klar ist jedoch: Steuerkanzleien stellen hohe Anforderungen an ihre IT – von Rechtskonformität über Sicherheit bis hin zu Stabilität und Prozesskomplexität. Je größer die Kanzlei, desto wichtiger wird es, Abläufe zu digitalisieren und zu automatisieren. Oft lohnt sich ein erstes unverbindliches Beratungsgespräch, um bestehende Lücken zu identifizieren und konkrete Potenziale zu erkennen.

Wenn Sie sich unsicher sind, welche Lösung am besten zu Ihrer Steuerkanzlei passt, nutzen Sie gerne unseren kostenlosen Lösungsfinder – oder kontaktieren Sie uns direkt. In einem unverbindlichen Gespräch klären wir gemeinsam, ob und wie wir Sie unterstützen können.