Homeoffice und mobiles Büro: Arbeiten von zuhause oder jedem anderen Ort

Unlängst geistert der Begriff Homeoffice und mobiles Büro durch die Köpfe von Arbeitnehmer und Arbeitgeber, und wer möchte nicht auch manchmal gerne sich den alltäglichen Stress im Verkehr ersparen, morgens in Ruhe aufstehen, im eigenen Garten oder auf dem Balkon Frühstücken und nebenbei die neuesten Emails prüfen und sich so auf einen Arbeitstag zuhause oder wo auch immer vorbereiten. Ob dies der Realität entspricht und wenn ja, was hierzu benötigt wird und welche Fehlerquellen und Stolpersteine es dabei gibt, haben wir hier zusammengetragen.

Die Idee des Homeoffice ist schon mehr als 30 Jahre alt und wird immer wieder mal mehr oder weniger propagiert. Insbesondere bei Außendienstmitarbeitern gehört dies mittlerweile zum Alltag: Vor dem digitalen Zeitalter mit Werbemappe, Auftragsheft und Bleistift, heute bewaffnet mit Smartphone und Laptop werden Kundentermine wahrgenommen und so meist direkt und ohne Umwege Verträge und Dienstleistung gebucht, zumindest lokal hinterlegt, so dass man später im Büro die Daten weiterverarbeiten kann. Der Standort ist hierbei nicht mehr relevant, sofern die Infrastruktur gegeben ist.

Ideale technische und auch persönliche Voraussetzungen für vernünftiges und effektives Arbeiten können wie folgt sein:
1.    Kleine, leichte und leistungsstarke Geräte mit hoher Akkukapazität.
2.    Möglichst einfache Bedienung und allgemein verständliche Arbeitsvorgänge bei der verwendeten Technik.
3.    Zugang zum Internet bzw. zum Firmennetzwerk, in akzeptabler Geschwindigkeit.
4.    Sichere Verschlüsselungstechniken.
5.    Diszipliniertes und selbstverantwortliches Arbeiten.
6.    Kurze und direkte Kommunikationswege.

Es ist also nicht damit getan einem Mitarbeiter einen Laptop nebst Smartphone zur Verfügung zu stellen und diesen in der Handhabung immer wieder zu schulen. Oftmals scheitert es an ganz allgemeinen Dingen, die der Arbeitgeber nicht in der Hand hat. Auch gibt es Situationen, in denen das Arbeiten aus der Ferne kontraproduktiv wäre. Daher gilt es abzuwägen ob und wie weit man hier gehen möchte.

1. Kleine, leichte und leistungsstarke Geräte mit hoher Akkukapazität
Die Geräte wurden und werden immer kleiner und leistungsfähiger. Dies ist als positiv anzusehen, sofern die Miniaturisierung nicht übertrieben wird. Spätestens wenn man zum Lesen der Anzeige eine Lupe braucht oder diese vollkommen mit Informationen überfrachtet ist, entstehen Stresssituationen, welche man nach Möglichkeit vermeiden sollte. Auch zu kleine Tasten sind eher suboptimal und führen schnell zu Frust. Daher ist es ratsam insbesondere bei Heimarbeitsplätzen auf einen vernünftigen und entsprechend großzügig bemessenen Monitor zu achten, ebenso wie auf eine normale Standardtastatur und Maus.
Ein besonderes Augenmerk sollte man auf den Energiespender der Geräte legen, den Akku. Oftmals sind diese fest verbaut. Am Ende des Lebenszyklus oder gar vorzeitigem Ausfall ist dann auch automatisch das Gerät meist Elektroschrott. Hier gilt es definitiv auf Nachhaltigkeit zu achten und darauf, dass sich der Akku ohne Probleme austauschen lässt.
Ebenso sollte die Akkukapazität so bemessen sein, dass zumindest ein Arbeitstag ohne Probleme und Nachladen vergehen kann.

Murphys Gesetz besagt, dass der Akku immer dann versagt, wenn man das Gerät am nötigsten braucht oder man gerade seine Arbeit eben nicht gespeichert hat.

2. Möglichst einfache Bedienung und allgemein verständliche Arbeitsvorgänge bei der verwendeten Technik
Je komplizierter eine Sache ist, desto weniger wird sie akzeptiert. Dies ist eine allgemein gültige Regel und daher sollte die Sache so einfach wie möglich zu handhaben sein, bei gleichzeitig hohem Sicherheitsstandard oder es sollten zumindest die notwendigen Schritte klar und verständlich dokumentiert sein, so dass jeder Mitarbeiter diese auch versteht und umsetzen kann. Sinnvoll ist auch eine sich wiederholende Schulung, in welcher man die Mitarbeiter unterrichtet, wie die Sache zu nutzen ist, was erlaubt ist, was verboten ist und welchen Gefahren man sich bewusst sein muss. Nur so lässt sich die Arbeit auch sicher von überall bewerkstelligen.
Wenn simple Vorgänge wie Email, Bearbeiten von Dokumenten oder Tabellen, Recherchen in Datenbanken in einem Wust an kryptischen Befehlen, Passwörtern, Zugangsberechtigungen und Fehlermeldungen endet, wenn man vor Arbeitsbeginn zunächst einen Bausatz an hochtechnischen Apparaten mit bunten Leitungen mit allen möglichen Steckern und Buchsen verbinden muss, dann ist der Arbeitswille sehr schnell gebrochen.
Bitte immer bedenken, dass es sich bei der Mehrzahl an Nutzern um nicht technikaffine und vor allem nicht IT affine Personen handelt, welche nicht mal so einfach eine Bluetooth- oder WLAN Verbindung herstellen können, um Online zu gehen, geschweige denn sich auf einen Server per Fernzugang zu verbinden. Man muss diese Personen unbedingt an die Hand nehmen und falls notwendig in einzelnen Unterweisungen diese heranführen. Ebenso wichtig ist ein schneller und handlungssicherer technischer Support, welcher sich seiner Verantwortung bewusst ist.

3. Zugang zum Internet bzw. zum Firmennetzwerk, in akzeptabler Geschwindigkeit
Obgleich das „schnelle“ Internet nun mittlerweile allgegenwärtig sein sollte, da es schon vor recht langer Zeit immer und immer wieder propagiert wurde, sind bis heute diese Ziele in 2020 von vor 20 Jahren längst nicht flächendeckend erreicht. Dies hat zur Folge, dass so mancher mobile Arbeitsplatz schlicht und ergreifend aus technischer Sicht unmöglich ist, da es einfach an Bandbreite oder überhaupt Zugangsmöglichkeiten, auch (Mobil)Telefon fehlt.
Sicherlich wurden die Datennetze dichter, schneller und stabiler und mittlerweile sind auch Bandbreiten bis zu 100 MBit/sec möglich, doch eben nicht flächendeckend. Als Backuplösung auf Funkverbindungen wie LTE auszuweichen kann auch fehlschlagen. Insofern ist eine entsprechende Bandbreite essentiell, um vernünftig zu stressfrei zu arbeiten. Unbedingt gilt es dabei beide Geschwindigkeiten, also Download und Upload im Auge zu behalten. Es bringt bei der Heimarbeit nicht viel, wenn man Downloadbandbreiten von mehr als 100 MBit/sec hat, dafür aber nur langsame 5 Mbit/sec Upload oder gar weniger. Anders als bei der haushaltsüblichen Nutzung der Datenverbindung, bei welcher deutlich mehr Download anfällt, hält sich bei der mobilen Arbeit im Firmennetz dies mehr oder minder die Waage.
Abhilfe schaffen Lösungen, welche die zum Arbeiten notwendige Bandbreite signifikant reduzieren, so z.B. Clouddienste, Terminalserverdienste und Remote Desktopverbindungen. Damit wird der Datentransfer auf reine Steuer- und Bilddaten reduziert. Hierfür muss aber eine entsprechende Infrastruktur in den Firmen selbst vorgehalten werden, welche auch entsprechend betreut werden muss. Ebenso wird eine Mindestbandbreite in jedem Fall benötigt.
Grundsätzlich ist dafür zu sorgen, dass Verbindungen über öffentliche Netze, wie das Internet, zu verschlüsseln sind, um es Dritten zu erschweren sensible Daten auszuspähen. Hierzu gibt es verschiedene Ansätze. Eine Standardtechnik wäre eine VPN (virtuell private Network) Verbindung über eine entsprechende Verschlüsselungstechnik wie IPSec oder SSL. Um eine Methode der Wahl zu etablieren ist der Betreiber des Zielnetzwerkes zuständig. Allerdings ist auch der Nutzer in der Pflicht, was die Sorgsamkeit angeht.

4. Sichere Verschlüsselungstechniken
Sobald man in der Lage ist eine Verbindung in das Internet herzustellen, müssen als nächstes die Daten sicher übertragen. An jeder Ecke im Internet lauern Datendiebe, welche sich sensibler Daten bedienen, um ihren dunklen Geschäften nachzugehen oder schlicht Werbung in das eigene Email Postfach spülen. Eine einfache und vor allem handhabungssichere Verschlüsselungstechnik ist deswegen maßgeblich und jeder der über Heimarbeitsplätze nachdenkt oder plant, muss sich hierüber zumindest informieren und sich weiterbilden. Dies gilt vor allem für diejenigen, die dies ihren Mitarbeitern anbieten, denn es kann nicht Aufgabe des Mitarbeiters sein, sich auch noch darüber Gedanken zu machen. Allerdings muss der Mitarbeiter dafür Sorge tragen, dass eine solche Technik auch lückenlos genutzt wird und nicht aus Bequemlichkeit umgangen wird.
Es wäre und ist grob fahrlässig wenig sichere Kennwörter zu verwenden oder diese und andere maßgebliche Zugangsdaten zu speichern, um diese nicht immer wieder einzutippen oder gar öffentlich zugänglich zu machen. Der Sinn eines sicheren Kennwortes ist, dass es den Zugang effektiv für Dritte unmöglich macht und dies funktioniert nur dann, wenn das Kennwort komplex genug ist, nicht für Dritte zugänglich ist und auch nicht zwischen gespeichert ist. Oftmals ist es nicht das Verschlüsselungsverfahren, welches unsicher ist, sondern die Handhabung der Zugangsdaten.
Die im Moment verwendeten Standardverschlüsselungsverfahren AES, RSA und elliptische Kurven sind hinreichend sicher, so dass diese im Moment nicht innerhalb einer sinnvollen Zeit gebrochen werden können, sofern der verwendete Schlüssel hinreichend lang und komplex ist. Damit steht und fällt jedes Verschlüsselungsverfahren mit dem verwendeten Schlüssel.  Auch sind die Verfahren mittlerweile vielfach und transparent in verwendeter Standartsoftware eingeflochten, so dass sich kein Nutzer darüber weitere Gedanken machen muss.
Gerade bei mobilen Arbeitsplätzen gilt es vor allem auch Datenträger hinreichend zu schützen, indem man die Daten verschlüsselt. Es ist ärgerlich genug, wenn das Gerät weg ist. Wenn dann Dritte auf sensible Daten Zugriff nehmen können ist dies der Super-GAU und nicht entschuldbar, da es hierzu mehrfache Möglichkeiten gibt Daten on the fly zu verschlüsseln.

5. Diszipliniertes und selbstverantwortliches Arbeiten
Die Arbeit im häuslichen Umfeld ist generell anders einzuschätzen, als die Arbeit im Büro, direkt im Arbeitsumfeld und den Kollegen nebenan wird man in einem stetigen Fluss gehalten und kann sich auf seine Arbeit konzentrieren. Im häuslichen Bereich entstehen jedoch durchaus dynamische Situationen, welche diesen Fluss reell dezimiert, so z.B. Kinder, Nachbarn, Post- und Paketdienste. Nicht zu vergessen häusliche Arbeiten wie Wäsche, Kochen, Putzen, Aufräumen und Einkäufe. All diese alltäglichen Arbeiten im Haushalt lenken natürlich sehr von der eigentlichen Arbeit für die Firma ab und genau dies gilt es immer wieder zu reflektieren. Ohne eine solide Einteilung und Priorisierung ist für manche der Heimarbeitsplatz nicht geeignet. Sicher kann es für manche auch ein Segen sein, wenn man diese beiden Welten gewinnbringend für sich und die Firma verbinden kann.
Eine weitere Problematik ist die direkte Kommunikation mit Kollegen. Bedingt durch die Entfernung ist es nicht möglich direkte Fragen zeitnah zu erörtern. Sicher gibt es Email und das Telefon und in beiden Fällen kann es sein, dass man eine gewisse Latenz zwischen Frage und Antwort hat. Dennoch ist es nicht wirklich vergleichbar. Auch ist es etwas Anderes, wenn man über seine private Telefonleitung kommuniziert, als wenn man den Firmenanschluss nutzen kann. Vor allem bei zu betreuenden Kunden kann so etwas manchmal kritisch sein. Oftmals wird dies immer wieder übersehen und nicht an jedem beliebigen Ort, hat jeder Telekommunikationsanbieter dieselbe Netzqualität. Eine schlechte Verbindungsqualität oder immer wieder stattfindende Gesprächsabbrüche sollten im gewerblichen Bereich nicht sein.

6. Kurze und direkte Kommunikationswege
Effektives und auch kreatives Arbeiten ist am besten zu realisieren, wenn ein Gedankenaustausch direkt und ohne Umwege stattfinden kann. Nicht alles kann man am Telefon klären, da wir als Menschen auch sehr auf die Mimik anderer achten. Videokonferenzen wären eine Möglichkeit, doch auch hier sind die technischen Voraussetzungen nicht immer optimal. Ein professioneller Videokonferenzraum muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen, welche man an einem einfachen Heimarbeitsplatz oder mit nur der eingebauten Webkamera im Laptop nicht wirklich lösen kann. Randbedingungen wie Lichtverhältnisse und akustische Umgebung stehen nur an der Spitze des Eisberges, neben Übertragungslatenzen, Bildauflösung, Echos bei der Sprache und eben einer zu geringen Bandbreite. Videomaterial in Echtzeit zu komprimieren, um Bandbreite zu sparen, bedarf einer entsprechenden Hardware. Hier wird dann oftmals gespart und damit ist der Heimarbeitsplatz in jedem Falle für manche Aufgaben nicht die geeignete Wahl. Andererseits lassen sich einfache Aufgaben, wie das Schreiben von Berichten oder bearbeiten von Listen doch relativ einfach auch in Heimarbeit angehen.

Ein adäquater Heimarbeitsplatz sollte neben einer positiven Grundeinstellung zur Heimarbeit und einer gewissen Selbstdisziplin folgende Grundvoraussetzungen erfüllen:
•    Adäquate Hardware, welche transportabel und ergonomisch zu bedienen ist.
•    Strikte Trennung zwischen Firmendaten und sonstigen Daten.
•    Keine Bearbeitung von sensiblen Daten auf dem privaten oder gar einem anderen Rechner.
•    Vorsicht bei der Verwendung von USB Sticks unbekannter Herkunft.
•    Keine sensiblen Daten auf einfach zu verlegende Datenträger speichern.
•    Schutz der Daten durch das Ergreifen von geeigneten Maßnahmen wie Verschlüsselung und Sichtschutz.
•    Zugang zum Firmennetzwerk über öffentliche Netze per VPN unter der Berücksichtigung des technischen Standards.
•    Keine Kennwörter speichern, sondern immer manuell eingeben.
•    Komplexe Kennwörter verwenden und Kennwörter regelmäßig austauschen.
•    Sicherheitsupdates nach Herstellervorgaben unbedingt einspielen.
•    Aktuelle Anti Virensoftware verwenden. Diese muss immer auf dem aktuellen Stand sein.
•    Möglichst Daten direkt auf dem Firmennetzwerk und der dort vorhandenen Server speichern, so dass keine sensiblen Daten lokal bevorratet werden.

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Titelbild: vodafone.de