IST IHRE ARCHIVIERUNG RECHTSKONFORM UND REVISIONSSICHER?
Seit einigen Jahren hat die E-Mail-Kommunikation die „klassischen“ Kommunikationsarten übertroffen. Damit hat sich der E-Mail-Datenaustausch zu einer geschäftskritischen Kommunikationsplattform entwickelt. Seit dem 01. Januar 2017 ist die neue gesetzliche Regelung zur Langzeitarchivierung digitaler geschäftlicher Unterlagen endgültig und vollumfänglich in Kraft getreten. Hierdurch müssen Dokumente, die als Geschäftsbriefe gelten oder steuerlich relevant sind, egal, ob diese digital oder in Papierform vorliegen, vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Dazu gehören unter anderem Angebote, Rechnungen oder Handelsbriefe, die per E-Mail versendet oder empfangen wurden.
WIR VERFÜGEN ÜBER AUSGEREIFTE LÖSUNGEN
Software- sowie Hardwarelösungen stehen bereit!
Um den Anforderungen gerecht zu werden, gibt es ausgereifte und unabhängig zertifi zierte Lösungen. Eine der bekanntesten Softwarelösungen ist MailStore. Hierbei wird jede eingehende und ausgehende E-Mail, durch eine Journaling-Funktion des Mailservers, dann von MailStore in einer unveränderlichen Weise archiviert. Nach der Archivierung stehen alle E-Mails dem Benutzer über eine leistungsfähige webbasierte Suche, einer Client-Software oder einer Outlook-Integration zur Verfügung.
E-MAIL ARCHIVIERUNG BRINGT MEHRWERT
Auch wenn viele Unternehmen nur durch den Gesetzgeber getrieben sind, eine E-Mail-Archivierung umzusetzen, so schafft eben diese, neben der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen, tatsächlich auch einen echten Mehrwert. So können alte Mails automatisch aus den überfüllten Postfächern gelöscht werden. Das spart Speicher, schafft Ordnung, reduziert die Last auf den Mail-Servern und die Restore-Zeiten verringern sich in einem Notfall. Der Benutzer kann in dem E-Mail Archiv nach alten und gelöschten Dateien suchen und selbst einen Restore einzelner Mails durchführen.